Nos últimos dois anos, aumentou intensamente a preocupação relacionada à como melhorar o desempenho dos colaboradores e como aumentar a eficiência da gestão. Isto além de ser uma tendência mundial vem de encontro ao fato de que, segundo o índice de competitividade internacional, apresentado nos últimos anos no World Competitiveness Yearbook, elaborado pelo International Institute for Management Development (IMD), o Brasil caiu no ranking e vem perdendo capacidade de sustentar crescimentos produtivos em longo prazo.

Além disso, está sendo um ano de desafios e obstáculos. Por um lado, o mercado em retração e as empresas repensando seus investimentos, cortando custos, por outro, a necessidade de reter os melhores profissionais e aumentar os índices de desempenho individual e coletivo. Diante disto o que fazer? Investir nas pessoas e buscar oportunidades em meio à crise ou esperar e deixar o clima melhorar? Por conta disso, as empresas estão buscando voltar esforços em inovações voltadas ao conhecimento e em ações de desenvolvimento do capital humano como prioridade.

E dentro deste processo, as soluções tecnológicas são fortes aliadas. Mais do que centralizar informações e rotinas, elas devem ser enxergadas como ferramentas que contribuem não só para gerir e racionalizar processos, mas também para retenção de talentos, melhoria da produtividade, redução dos custos administrativos, desde a contratação até o desligamento de um profissional. Definir metas, medir e acompanhar o desempenho de colaboradores, equipes e áreas é outro ponto chave e que faz a diferença, pois oferece transparência ao colaborador, ao gestor, à equipe e à empresa, o que é considerada uma valiosa arma para o efetivo incremento de produtividade.

Posicionam-se ainda à frente as empresas que optam por investir em plataformas capazes de promover a Educação Corporativa, que embora tenham objetivos simples, eles são altamente impactantes. É primordial aumentar o conhecimento e eficiência dos colaboradores, mas é preciso também reduzir custo.  Desta forma, contar com uma solução tecnológica capaz de gerir toda esta cadeia de capacitação e aprimorar os recursos de educação a distância é uma iniciativa inteligente. Centrais de serviços compartilhados e mobilidade também fazem a diferença e estão presentes nas rotinas dos departamentos de RH nos dias de hoje. Para isso, não se deve esquecer de soluções que embutem em seu pacote conceitos de central de serviços compartilhados que permitam a descentralização de processos e o desenvolvimento de indicadores de desempenho destas rotinas da área de RH.

A saída é buscar uma solução completa que faça de maneira inovadora a gestão de toda essa cadeia não só para melhorar a produtividade, como reduzir custos em um ano tão desafiador. Uma intranet SharePoint cumpre bem esse papel.

Project Manager

A implantação de softwares arquitetados sob demanda pode otimizar tarefas, facilitando, por exemplo, a gestão e a rápida tomada de decisões. Em momentos de crise, as Fábricas de Softwares aumentam a capacidade produtiva das empresas de diversos segmentos.

Nosso foco é desenvolver projetos que melhorem a gestão e a integração entre as áreas e, por isso, realizamos um mapeamento completo antes de desenvolver qualquer software.

Com um cotidiano corporativo cada vez mais dependente de tecnologias de automação e integração, diversas empresas têm investido na contratação de Fábricas de Software para o desenvolvimento de soluções personalizadas que atendam por completa as suas necessidades.

Conforme indicam especialistas em tecnologia, a implantação de softwares arquitetados sob demanda pode otimizar tarefas, facilitando, por exemplo, a gestão e a rápida tomada de decisões. E como essas otimizações contribuem consideravelmente para a redução de custos, alguns sistemas e aplicações já são considerados indispensáveis.

Atualmente é possível…

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Para você que ainda não possui uma ferramenta corporativa para gestão dos seus portfólios de projetos, encontrará abaixo informações interessantes para incrementar sua gestão!

Existe uma forma de você trabalhar o teu Portfólio no Project Professional e gerar um One Page a partir desses planos. Uma forma simples seria usar o conceito de subprojeto.

Utilizando esse recurso conseguimos associar vários projetos em um projeto “guarda-chuva” e conseguir ter a visão de todo o portfólio em um local único. Para isso basta seguir o passo-a-passo:

  1. Monte o cronograma de todos os seus projetos individualmente; cada projeto deve ter o seu plano;
  2. Elabore o cronograma seguindo as boas práticas, salve a linha de base, atribua recurso, faça todos os passos.
  3. Abra um novo arquivo do Project para que ele seja o teu Portfólio;
  4. Clique na aba Projetos e selecione a opção Subprojeto:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  5. Selecione os projetos que farão parte do teu Portfólio:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  6. Adicione esses projetos ao teu Portfólio;
  7. Utilize as teclas de recuo para que o Projeto fique abaixo do Portfólio, é preciso que você deixe o Portfólio como “pai” para que seja possível ter a visão consolidada de todo o teu Portfólio:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  8. Após adicionar todos os projetos, monte uma central de projetos com os campos que você acha que agregarão valor durante o teu controle, eu sugiro uma visão como a da imagem abaixo:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  9. Mas, perceba que todos os projetos estão com % planejado como 100%; isso acontece porque temos que salvar novamente a linha de base do projeto, mas agora no contexto do Portfólio;
  10. Eu costumo selecionar a atividade “1” do Portfólio e salvo a linha de base apenas dela;
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  11. Após essa atualização você já está pronto para iniciar o controle. O controle pode ser feito tanto nos projetos quanto diretamente no Portfólio;
  12. Se você fizer diretamente no Portfólio, no momento que salvar o Project lhe questionará se deve salvar o arquivo de origem;
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  13. Você deve sempre replicar a alteração no Projeto de origem, para isso clique em Sim;
  14. Se a alteração for feita no projeto de origem, bastará abrir o Portfólio que atualização já será efetuada;
  15. Com isso você poderá usar os relatórios que já criamos no Project e gerar um One Page bem bacana, funcional e simples;
    Template MS Poject - Relatório de Desempenho One Page

Como nem tudo são flores, esse tipo de solução tem o seu lado negativo! Se os seus projetos têm muitas linhas a atualização ficará mais morosa e algumas vezes pode dar até uma travadinha!

Apesar disso eu usei esse tipo de solução por muito tempo, até eu começar a trabalhar com o Project Server/Online.

Espero que tenham gostado!

Fonte: Projetizando

Muito se fala sobre a adoção de práticas de usabilidade em sites internet, porém, quando as mesmas premissas não são adotadas em portais internos, muitos gestores não entendem o impacto causado na produtividade de sua empresa. Um exemplo claro é pensar que, em uma empresa de 90 funcionários, se cada colaborador desperdiça 2 minutos por dia procurando algum documento, significa que, por mês, é o mesmo que ter 2 semanas 100% improdutivas de uma pessoa. Por isso, reunimos nesse post 15 dicas simples e implementáveis para ajuda-lo a reduzir o desperdício de tempo e recursos em sua empresa:

Menu

Use um menu simples e objetivo para que o menu principal tenha no máximo 2 níveis e deixe os demais níveis nos menus contextualizados.

Home com informações dinâmicas

Monte uma home com informações que sejam constantemente alteradas e com serviços úteis ao usuário, como por exemplo: Noticias, Busca de Ramais, cardápio, etc.

Área para personalização do usuário
Crie na home uma área onde o usuário possa personalizar com as informações que mais acessa.
Padronização de navegação

Padronize a navegação do usuário em seu portal, defina uma estrutura que será utilizada em todo as páginas.

Mantenha sempre a mesma identidade para botões, tabelas, formulários, menus e ícones.

Filtro na busca

Ajude o usuário a encontrar seus documentos ou conteúdos desejados, a utilização de um filtro pode auxiliar muito nesta tarefa

Busca com overview dos documentos

No resultado da busca dê a possibilidade do usuário ter o maior quantidade de informações, fazendo assim que ele encontre o conteúdo desejado. Um overview no documento ou pagina pode ser muito útil nesse momento.

Últimos Documentos alterados

Últimos documentos alterados podem ser exibidos levando em consideração o perfil de cada usuário, mostrando os principais conteúdos para cada interesse.

Integração com sistemas – SSO

Faça com que o usuário tenha acesso a todos os sistemas necessários a partir de sua intranet, solicitando apenas um login.

Cores Claras – Visual Clean

A intranet é  uma ferramenta de trabalho para os colaboradores, e por esse motivo, devem ter um visual limpo e agradável.

Integração com Outlook

Integre seu portal com o Outlook de a possibilidade do usuário acessar seus e-mails, compromissos e tarefas por meio de sua intranet.

Quem é Quem

O recurso “Quem é Quem” é importante para integração dos colaboradores, e  pode ser utilizado para encontrar pessoas e buscar especialistas em determinados assuntos dentro da empresa.

Utilize o recurso de enquete para entender as necessidades e opiniões do usuário referentes ao Portal.
Cores para identificar áreas do site

Utilize cores para identificar as áreas do site, esse recurso pode ajudar o usuário a identificar as informações de forma mais rápida.

Sub-Home

Use sub-homes para agrupar conteúdos de uma área com grande quantidade de informações, como: Recursos Humanos, TI e Noticias

Versionamento de Documentos

Dê a possibilidade dos usuários construírem documentos colaborativamente.

Recursos como controle de versão de documentos, check-in e check-out, criação de perfis de documentos e publicação, podem melhorar o fluxo de informações e trazer produtividade para a equipe.

Com a implantação dessas simples dicas, sua intranet fica muito mais simples e de fácil acesso para seus colaboradores!
Fonte: Conectt

 

Focadas no desenvolvimento de novos produtos e serviços, as empresas de tecnologia da informação têm que operar sob condições bastante incertas. Para tal, uma boa dose de comprometimento e paixão pelo que se faz é realmente importante, mas não basta para o sucesso. Afinal de contas, os negócios de TI, como qualquer outro, demandam o uso de ferramentas eficazes de gerenciamento, seja para engajar o cliente, aumentar a produtividade ou administrar processos de inovação com êxito.

É neste cenário que, ao longo dos últimos anos, os projetos na área vêm ganhando crescente espaço. Primeiro, porque os empreendedores estão cada vez mais conscientizados da importância de se trabalhar com orientação para projetos. Em segundo lugar, devido ao aumento da interação entre o usuário e os analistas de TI. Mesmo com os avanços, no entanto, ainda são muitos os setores e empresas do segmento que operam de forma insatisfatória – fatores como falta de agilidade no cumprimento das demandas e clientes infelizes com custos e prazos ainda são recorrentes no ramo.

Vale lembrar que o setor de TI, apesar da crise, conta com perspectivas de muito crescimento e geração de oportunidades. Então por que então não lançar mão das melhores metodologias e ferramentas de gestão para potencializar os resultados? Confira 5 lições de gestão de projetos para empresas de TI e alavanque o potencial do seu negócio!

  1. Escolha e adoção de uma metodologia adequada

A adoção de uma metodologia fornece um conjunto de orientações para os projetos, fazendo com que a gestão se torne mais científica e menos empírica. Isso significa ter mais controle sobre os recursos que serão utilizados, aumentando a eficiência da equipe e a entrega de projetos bem-sucedidos em termos de prazos e custos. Com a boa aplicação de um método, é possível evitar práticas que levam ao fracasso e, é claro, replicar o sucesso em trabalhos futuros. Trocando em miúdos, pode-se dizer que a metodologia reúne regras para conduzir um projeto da melhor maneira possível. A Microsoft, por exemplo, utiliza o MSF (Microsoft Solutions Framework) para desenvolver seus produtos.

Mas qual a melhor forma de escolher uma metodologia? Sabe-se que as empresas de TI atuam com projetos bastante voláteis: as demandas mudam constantemente, há problemas de compatibilidade de hardware, brechas de segurança, falhas no software… Por isso, a opção deve levar em conta o método que melhor se enquadre no cenário do projeto de TI, observando-se variáveis de prazo, qualidade e custos. As exigências de cada mercado em que o negócio atua, a mão-de-obra disponível e a cultura organizacional também devem ser considerados no momento da implementação.

Por fim, é interessante observar as metodologias e ferramentas de gestão de projetos g difundidas no mundo todo, que têm se mostrado eficazes para projetos de diversos tipos. O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), a norma ISO1006 e o PMI (Project Management Institute) são alguns dos padrões de gerenciamento de maior adesão por parte das empresas. Seja qual for a sua escolha, contar com o apoio de uma metodologia é fundamental para o sucesso dos projetos, sejam eles pontuais ou de grande dimensão.

  1. Formação de equipes específicas para cada projeto

Em geral, empresas e setores de TI têm sua estrutura organizada de forma funcional, principalmente devido a facilidades de gestão. O ideal, porém, é que a equipe opere organizada por projetos, formando-se de um time de funcionários para cada um deles. Deste modo, os colaboradores podem ser selecionados a partir de seu perfil e dos recursos disponíveis.

No modelo funcional, é comum que os profissionais sejam liderados por um único gerente (o analista mais experiente) e, quando um projeto termina, sejam alocados para outros trabalhos ou mesmo para desempenhar funções rotineiras. Na ótica da gestão de projetos, isto é um desperdício, pois não são consideradas as características e necessidades específicas de um projeto na hora da escolha dos funcionários. Em um sistema projetizado, o gestor pode formar as equipes baseado nas competências de cada um e nas demandas apresentadas, selecionando as pessoas mais adequadas. Um projeto que conta com maior risco, por exemplo, deve abarcar os profissionais mais experientes e capacitadas do time. Este tipo gerenciamento também permite remanejar melhor a equipe caso seja necessário atender projetos de grande urgência.

  1. Comunicação é palavra-chave

A falha na comunicação é um dos fatores mais comprometedores do sucesso dos projetos, e é capaz de provocar o desgaste de qualquer equipe. Uma das lições mais valiosas trazidas da gestão de projetos é justamente investir em ferramentas e práticas que garantam que todos os envolvidos estejam cientes de seu papel no projeto, além do andamento global do mesmo.

Primeiro, o gestor deve ter em mente quem são os stakeholders. Depois, estabelecer o meio de comunicação mais adequado. Um projeto de TI pode abranger outras áreas, como engenharia. Nesse caso, enquanto a comunicação da equipe pode estar assegurada com o uso de um bom software de gestão, o contato com um mestre de obras, por exemplo, pode ser mais eficaz por telefone. Planeje a interação considerando as demandas e evite ruídos!

  1. Manter os pés no chão com um planejamento eficaz

Equipe bem escolhida, comunicação implementada, metodologia selecionada: tudo isso pode não significar nada se houver um mau planejamento. Preparar um escopo detalhado (o escopo de um projeto nada mais é que a soma de todos os seus produtos e características) é simplesmente essencial para o sucesso. É no planejamento do escopo que serão descritos e organizados itens como os riscos, custos, métricas de acompanhamento, prazos e resultados esperados. Sem a ciência de todos esses fatores, os profissionais não conseguem realizar estimativas realistas e analisar o andamento do projeto. Em suma, não conseguem manter os pés no chão.

Neste aspecto, uma falha comum em projetos de TI é lidar com projetos distintos de formas iguais. Não se pode esquecer que cada projeto, por definição, é único; e essa diferença costuma ser ainda maior quando se trata de tecnologia da informação. Alguns projetos podem fazer uso de consultoria externa, por exemplo, enquanto outros exigem uma interação intensa entre analistas e usuários devido à sua complexidade. Um planejamento acurado, nesta perspectiva, assegura que cada projeto seja executado dentro dos seus limites e necessidades.

  1. Documentação de lições aprendidas

Uma lição importante da gestão de projetos é documentar as lições. É isso mesmo! Cada projeto desenvolvido terá uma história específica que deve ser documentada. Registrar o que foi aprendido permite identificar estratégias bem-sucedidas e aprender com os erros, criando melhores perspectivas para as próximas execuções. Vale destacar que a documentação deve ser acessível para todos os membros da equipe, generalizando a assimilação de informações valiosas.

Facilite a gestão de projetos com um software do segmento!

À primeira vista, as lições da gestão de projetos podem parecer complexas na prática. Mas a aparente dificuldade não é desculpa: técnicas de gerenciamento de projetos são verdadeiras aliadas para empresas de TI e os gestores podem contar com soluções inteligentes para facilitar sua implementação.

Estou cansado de pessoas tomando decisões que não fazem sentido. Ou pessoas tomando decisões subjetivas com base em uma má compreensão da situação. Ou uma interpretação menos do que ponderada do ambiente. Ou, pior ainda, a partir de sua própria “realidade” ou suposição da interpretação da situação.
Eu passei por isso há alguns meses com uma organização que reconheceu que eu era um consultor de sucesso. Eles queriam me contratar como um gerente de projetos remoto, mas tinham medo que eu fosse embora por outra posição. Eu nem estava procurando naquele momento, mas vi a oportunidade como um bom encaixe com minhas outras atividades de consultoria, escrita e marketing, e a empresa não via problemas em que isso continuasse. Eles pensaram que eu iria embora rapidamente se aparecesse outro emprego fixo… o que não podia estar mais longe da verdade.
Outra situação foi quando gerentes seniores tomaram decisões erradas para os clientes com os quais eu tenho uma estreita relação e que possuem um vasto conhecimento do projeto. Eu deixei isso acontecer, e a empresa perdeu dois projetos muito importantes no processo. Claro, eu posso culpar o ocorrido por causa das decisões dos outros, mas isso não muda o que aconteceu ou traz os projetos de volta.
Tudo isso se aplica em nossos projetos também. Muitas vezes encontramos indivíduos que tomam decisões subjetivas com menos do que a informação correta ou às cegas… se esforçando demais para “interpretar” a situação, em vez de olhar para ela no melhor interesse do projeto e tomar as melhores decisões possíveis. Isso é o que nós precisamos nos esforçar para fazer diariamente em nossos projetos.
Sei que é quase impossível, mas como é que vamos atravessar alguns desses vieses, noções preconcebidas e interpretações acidentais de uma dada situação, a fim de tomar as melhores decisões possíveis? Normalmente, tudo gira em torno da comunicação e informação. E mais comunicação e informação.
Para mim, normalmente funciona focar nesses três conceitos.
Comunicar-se bem e muitas vezes

A comunicação é a prioridade zero para o gerente de projeto. O gerente de projeto que domina a arte da comunicação – com membros da equipe, diretoria, stakeholders, vendedores, patrocinador do projeto, usuários finais e clientes – vai sair na frente com mais frequência. E isso também significa que eles provavelmente vão ter tanta informação de qualidade quanto possível na tomada de decisões de projeto.
Usar reuniões com sabedoria

Reuniões são para comunicação, compartilhamento de informações, brainstorming e tomada de decisão. Use reuniões com sabedoria e eficiência para fazer as coisas acontecerem no projeto. Há gerentes de reuniões bons por aí, mas para cada gerente de projeto que é um bom gerenciador de reunião, provavelmente há outros cinco que não usam reuniões com sabedoria ou que permitem que elas saiam do controle ou a realizam de forma ineficiente, levantando discussões sem relevância e chamando retardatários e participantes fracos.
Precisamos elevar o nível em nossas reuniões. Iniciar e terminar no tempo. Sempre manter a discussão dentro do tema. Não se afastar da agenda. Fazer acompanhamento após as reuniões com notas e pedir para todos os participantes enviarem quaisquer atualizações que você possa ter perdido. Mantenha todos na mesma página e você será bem-sucedido mais frequentemente.
Não excluir a alta gestão

Você pode gostar de gerenciar seu projeto longe dos radares, e a intervenção da diretoria pode parecer uma intrusão. No entanto, eu obtive alguns dos meus melhores resultados de projeto depois de colocar a alta gestão em dia com o que estava acontecendo.
Precisa de um novo recurso no projeto? Se aqueles que podem fazer as coisas acontecerem conhecerem muito sobre seu projeto, então quando você precisar de coisas, é provável que você obtenha a atenção que você quer…. de uma boa maneira. Isso me ajudou a obter bons recursos de forma rápida e obter informação rápida para tomar decisões que precisavam ser tomadas imediatamente.
Resumo

A questão é esta … precisamos tomar melhores decisões que façam sentido para o projeto. Às vezes é necessário ser subjetivo, às vezes podemos ser apenas objetivos, e, às vezes isso pode significar não tomar nenhuma decisão naquele momento e frustrar algumas pessoas. Mas deve sempre significar fazer a melhor escolha para o projeto e cliente do projeto, naquele momento, independentemente de qualquer coisa.

 

Fonte: Stakeholder News

Quando um projeto é iniciado dentro de uma empresa, a presença de um gerente de projetos é essencial, pois ele é o profissional responsável por reunir todas as informações a respeito da sua execução.

É ele também quem deve acompanhar cada tarefa destinada aos demais envolvidos, oferecendo apoio, cobrando prazos e dando ao projeto o destino necessário.

Em meio a tanta responsabilidade, não existe espaço para erros, os quais podem comprometer o sucesso do trabalho.

Porém, alguns deles devem ser ainda mais evitados e para não correr o risco de colocar tudo a perder. Veja quais são as falhas que podem arruinar qualquer projeto.

1 – Não definir claramente o resultado (objetivo)

O gerente de projetos deve, acima de tudo, saber qual é o objetivo do trabalho que está gerenciando. Se ele não tiver pleno domínio sobre isso vai ser impossível passar para a sua equipe qual o trabalho que deve ser executado.

Porém, não se trata apenas de estar a par dos resultados que o projeto exige, mas também de saber transmitir essas informações aos demais. Assim, uma das principais falhas de um gerente de projetos é não saber se comunicar adequadamente, sem deixar bem claro à equipe o que deve ser feito.

2 – Falta de planejamento detalhado

Como diz a sua própria função, o gerente deve gerenciar e isso não se refere apenas a comandar os demais. Ele precisa ter um plano de ação para o projeto, a fim de organizar cada passo, o que não ajuda apenas na realização da sua tarefa de gerente, mas também de cada membro do grupo do qual está afrente.

Isso significa que outra falha fundamental que pode levar ao fracasso de um projeto é não ser organizado e deixar de estabelecer o passo a passo de tudo o que deve ser feito.

3 – Falta de controle rígido e periódico

Quando não se tem um planejamento adequado para a realização de um projeto, as consequências negativas veem em forma de cascata. Um erro bem comum de ocorrer nesse contexto é a falta de controle do projeto, pois sem definir a ordem das tarefas e seus prazos não se tem resultados eficientes.

E mais do que isso, o controle deve ser rigoroso, em termos de pontualidade e qualidade. Quando isso não ocorre, as chances de problemas de percurso são grandes, ainda mais quando o controle não ocorre de maneira periódica. Nesse sentido, erra o gerente de projetos que não consegue se posicionar com liderança dentro do grupo.

4 – Não ter um checklist para as entregas

Sendo o gerente de projetos responsável pelo planejamento e execução de um trabalho, ele deve exigir de sua equipe o comprometimento com os prazos. No entanto, ele também deve fazer a sua parte com excelência.

Uma falha fundamental no gerenciamento de projetos, portanto, é não registrar cada etapa concluída, sendo o checklist para as entregas um recurso de extrema importância para o controle das tarefas executadas. Dessa forma, aumenta-se ainda o comprometimento da equipe.

5 – Não ter indicadores e metas claras para toda equipe

Um projeto não costuma estar avulso dentro de uma empresa, ele faz parte de um grupo de ações que tem um objetivo maior, como oferecer um produto de alta qualidade, aumentar as vendas, etc.

Em uma empresa onde existe uma hierarquia bem definida é o gerente de projetos que deve suprir a sua equipe com informações que a deixem a par do contexto maior que integra o trabalho que está realizando.

Assim, outra falha é quando esse profissional não deixa claro quais são as metas da empresa, situando o projeto dentro do planejamento empresarial.

 

E aí, você já cometeu alguma dessas falhas?
Deixe seu comentário abaixo e conte qual foi a solução encontrada!

 

Fonte: Projetizando

A Guerra Fria não foi apenas um momento de grande tensão na História. Se não fosse por ela, quase toda a tecnologia contemporânea não existiria. Por exemplo, uma das primeiras redes de computadores, a ARPANet, foi criada ainda em 1969 pelo Departamento de Defesa dos EUA. Já nos anos 80, era ela que daria origem ao que chamamos hoje de internet.

Entretanto, esse conceito de uma grande rede de aparelhos que usam o mesmo protocolo para se comunicar se expandiu nos últimos anos, dando origem a novas tecnologias. Duas delas ficaram conhecidas por sua alta aplicabilidade empresarial: a intranet e extranet.

Por mais que seus nomes possam causar certa confusão, suas ideias e seus objetivos dentro de um negócio são bem distintos. Vamos conhecer melhor suas definições, diferenças e saber como elas podem ajudar a sua empresa.

Entendendo os modelos

Em poucas palavras, a intranet poderia ser definida como uma “internet exclusiva à empresa”; ou seja, é uma rede na qual participam apenas os computadores do próprio local de trabalho, usando os protocolos e tecnologias da internet para se comunicarem. Cada colaborador tem a sua autenticação pessoal de acesso ao sistema e consegue ver apenas os dados que o administrador permite a ele.

Já a extranet é uma expansão da intranet, ou melhor, um “híbrido de intranet e internet”. Seu conceito reside na possibilidade de pessoas acessarem remotamente todo o conteúdo disponível dentro da intranet. Nesse caso, a preocupação com autenticação de usuários e restrição de acesso é ainda maior.

Comparando intranet e extranet

Já dissemos que esses dois conceitos são bem diferentes: agora é hora de entender em que reside essa desigualdade. Enquanto a intranet mantém o acesso aos seus arquivos restritos aos colaboradores de uma empresas, podendo ser acessada via rede LAN (sigla de Rede de Acesso Local, em inglês) instalada fisicamente na empresa — e, portanto, só pode ser acessada por computadores que estejam naquele espaço — ou por meio de portais em SharePoint que permitem o acesso remoto, mas autenticam os usuários no sistema antes de permitirem que vejam os conteúdos armazenados, a extranet pode ser acessada por qualquer pessoa que seja autorizada pelo administrador da rede e que possua um login e senha.

Conhecendo os benefícios

Ambos os modelos de rede têm grandes benefícios para qualquer tipo de negócio, incluindo alguns em comum. Por conectarem várias pessoas de um mesmo grupo, eles permitem uma comunicação instantânea e melhoram o compartilhamento de dados entre as pessoas que fazem parte ou relacionam-se com a empresa.

Considerando apenas o contexto da intranet, ela é uma verdadeira aliada da colaboração entre os funcionários. Alguns sistemas, como o Yammer conjunto ao SharePoint, até criam uma “rede social corporativa” para melhorar essa interação. Ela ainda pode conter vários outros sistemas que auxiliam no dia a dia da empresa, dentre os quais podemos citar ferramentas para gestão de projetos, um serviço privado de e-mails e suporte a videoconferências.

Já a extranet pode ser muito útil em vários outros cenários. Ela pode ser aberta a parceiros de negócio, fornecedores ou franqueados, por exemplo, para melhorar a comunicação e acelerar certos trâmites entre ambas as partes. Ao mesmo tempo, também pode ser vantajosa na interação com o cliente, aprimorando a relação dele com a empresa — sistemas de internet banking e portais para acesso de contas telefônicas são utilizações bem conhecidas desse modelo.

Intranet e extranet, mesmo que distintas, são conceitos muito úteis para o TI de qualquer negócio!

Todo mundo sabe que um sorriso sincero, um bom dia cheio de energia é o caminho mais curto para que boas relações sejam construídas, não é mesmo?

Essas “armas” sem dúvida fazem parte do meu arsenal de segurança em todos os meus projetos. Independente da fase do projeto, do nível de pressão daquela vontade máster de fugir que de vez em quando bate, sempre temos que ter o bom relacionamento e o respeito como base em nossos projetos.

Tenho certeza que você concorda comigo e utiliza dessas mesmas armas, correto?

Embora um caloroso e carinhoso BOM DIA faça milagres, estou falando de outro tipo de BOM DIA rs.

Sempre que entro na fase mais crítica de meus projetos, estabeleço uma rotina diária de reuniões para que seja possível mantermos a equipe focada e para os resultados possam ser alcançados.

Essa técnica simples e capaz de recuperar projetos com grandes desvios de cronograma. Vou de contar um “causo” real”.

No início do ano estava com dois projetos bem grandes, complexos e com prazos bem arrojados. Entre um projeto e outro tínhamos exatamente 30 dias de diferença para Go Live, o pior de tudo era que a equipe era exatamente a mesma.

Enfim, tivemos que priorizar de forma estratégica para garantir a entrega dos dois no prazo/custo. A gestão desses dois projetos se tornou um grande jogo de xadrez que tínhamos que pensar em cada passo dado.

Para apimentar um pouquinho mais esse cenário, cada projeto tinha seu patrocinador, então eu ainda tinha que lidar com a questão da ansiedade do patrocinador que ficou como prioridade mais baixa.

Meu amigo, como foi difícil controlar a ansiedade e confesso que em alguns momentos eu pensei que não daria certo!

Os dois projetos tinham um plano muito consistente, um cronograma bem detalhado e uma equipe muito, mas muito engajada que fez toda a diferença.

Assumimos o risco juntos e fomos literalmente para a “guerra”. Entregamos o primeiro projeto no prazo, dentro do orçamento e com poucas pendências, mas nenhuma delas impedia o início da operação.

Quando formalizamos a entrega do primeiro projeto, focamos 100% do nosso tempo e tínhamos um pouco mais de um mês para conseguir o sucesso no outro projeto.

Nesses dois projetos usei como ferramenta o que carinhosamente chamamos de call do “BOM DIA”.

Abaixo tem uma imagem com a Curva de Desempenho Físico do segundo projeto:

001

Preste atenção na mudança de tendência que tivemos de maio para junho. Simplesmente conseguimos reverter o atraso do projeto, entregamos 100% no prazo (esse projeto tinha dia e hora para entrar em produção), um pouco abaixo do custo e com a qualidade que era esperada.

Conseguimos praticamente um “milagre”, é claro que o engajamento da equipe foi decisivo nesse processo. TODOS os envolvidos participavam de forma religiosa desses calls e juntos conseguimos esse resultado.

E como funciona esse call milagroso?

A rotina é bem simples, mas exige muita disciplina, energia e muitas vezes sangue frio. Abaixo listo os passos para o sucesso dessa rotina:

  1. Cardápio diário de atividades: você deve ter muita disciplina e domínio do seu cronograma, diariamente ele deve refletir a realidade do seu projeto. Atualização diária do cronograma é essencial.
    Além de manter o cronograma atualizado, diariamente a lista de atividades deve ser circulada e atualizada.
    Chamamos essa lista de “cardápio diário”, onde você deve listar todas as “brigas” que devem ser eliminadas no dia.
    Essa rotina não pode falhar, ela será o guia de toda a equipe.
  2. Disciplina e objetividade: essa reunião deve ocorrer antes do início do expediente para que todos possam participar sem ter influência da rotina.
    Nossa reunião ocorria todo dia às 8h.
    Ela é uma reunião para eliminação de impedimentos muito parecida com as usadas nos métodos ágeis, deve iniciar/terminar no horário e deve demorar somente 30 minutos.
    É um grande exercício de objetividade, no começo é difícil pegar o jeitão, mas você precisará de muita energia para evitar dispersão do grupo.
    E um ponto bem importante: você é o único que não pode faltar nas reuniões. Se organize muito para que você consiga estar de corpo e alma nessa rotina.
  3. Sangue frio: em alguns momentos nessa rotina, os ânimos podem se alterar, principalmente em áreas que tem interdependência, nessas horas você precisará confiar no teu plano, bater no peito e conduzir a equipe para o resultado planejado.

Seguindo esse passo-a-passo eu tenho certeza que até mesmo um projeto complexo conseguimos alcançar o sucesso. É claro que vc precisa estar suportado por um bom plano de projeto.

O ideal é que essa rotina se inicie próximo da entrega do projeto, minha sugestão é iniciar sempre um mês antes da entrega para projetos mais longos.

A fase do BOM DIA do projeto costuma ser bem intensa, cansativa e desgastante, mas quando as coisas começam a realmente se encaixar o sentimento de êxtase é maior do que qualquer cansaço.

É claro que o mundo ideal é não termos tantas emoções nos projetos; o mundo ideal é onde temos um plano consistente e que ele seja seguido, que a equipe viva em plena harmonia, mas infelizmente em projetos nem sempre temos o mundo dos sonhos…

Espero que essa dica possa te ajudar na gestão do teu próximo projeto.

 

Fonte: Projetizando