COMO USAR SUBPROJETOS PARA CONTROLE DO TEU PORTFÓLIO DE PROJETOS

Para você que ainda não possui uma ferramenta corporativa para gestão dos seus portfólios de projetos, encontrará abaixo informações interessantes para incrementar sua gestão!

Existe uma forma de você trabalhar o teu Portfólio no Project Professional e gerar um One Page a partir desses planos. Uma forma simples seria usar o conceito de subprojeto.

Utilizando esse recurso conseguimos associar vários projetos em um projeto “guarda-chuva” e conseguir ter a visão de todo o portfólio em um local único. Para isso basta seguir o passo-a-passo:

  1. Monte o cronograma de todos os seus projetos individualmente; cada projeto deve ter o seu plano;
  2. Elabore o cronograma seguindo as boas práticas, salve a linha de base, atribua recurso, faça todos os passos.
  3. Abra um novo arquivo do Project para que ele seja o teu Portfólio;
  4. Clique na aba Projetos e selecione a opção Subprojeto:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  5. Selecione os projetos que farão parte do teu Portfólio:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  6. Adicione esses projetos ao teu Portfólio;
  7. Utilize as teclas de recuo para que o Projeto fique abaixo do Portfólio, é preciso que você deixe o Portfólio como “pai” para que seja possível ter a visão consolidada de todo o teu Portfólio:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  8. Após adicionar todos os projetos, monte uma central de projetos com os campos que você acha que agregarão valor durante o teu controle, eu sugiro uma visão como a da imagem abaixo:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  9. Mas, perceba que todos os projetos estão com % planejado como 100%; isso acontece porque temos que salvar novamente a linha de base do projeto, mas agora no contexto do Portfólio;
  10. Eu costumo selecionar a atividade “1” do Portfólio e salvo a linha de base apenas dela;
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  11. Após essa atualização você já está pronto para iniciar o controle. O controle pode ser feito tanto nos projetos quanto diretamente no Portfólio;
  12. Se você fizer diretamente no Portfólio, no momento que salvar o Project lhe questionará se deve salvar o arquivo de origem;
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  13. Você deve sempre replicar a alteração no Projeto de origem, para isso clique em Sim;
  14. Se a alteração for feita no projeto de origem, bastará abrir o Portfólio que atualização já será efetuada;
  15. Com isso você poderá usar os relatórios que já criamos no Project e gerar um One Page bem bacana, funcional e simples;
    Template MS Poject - Relatório de Desempenho One Page

Como nem tudo são flores, esse tipo de solução tem o seu lado negativo! Se os seus projetos têm muitas linhas a atualização ficará mais morosa e algumas vezes pode dar até uma travadinha!

Apesar disso eu usei esse tipo de solução por muito tempo, até eu começar a trabalhar com o Project Server/Online.

Espero que tenham gostado!

Fonte: Projetizando

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