O escritório de projetos estratégico

Por décadas, o PMO focou na execução tática. Mas, para muitas organizações, uma lacuna ainda existe entre estratégia de alto nível e implementação do projeto, prejudicando a sua capacidade de estabelecer uma vantagem competitiva. Fechar essa lacuna requer uma transformação em que a organização trate os projetos como os investimentos empresariais que são, investimentos que são feitos especificamente para ajudar a dar suporte e conduzir uma vantagem competitiva. É essa transformação que está impulsionando o surgimento do PMO Estratégico.

O Professor Dr. Michael E. Porter da faculdade de administração de Harvard, uma das maiores autoridades do mundo em vantagem competitiva, compartilhou estes conceitos-chave para o estabelecimento de uma vantagem competitiva sustentável:

  1. Diferenciação – demarcar uma posição única e oferecer algo que ninguém mais pode;
  2. Escolhas eficazes – escolher no que focar e no que não focar;
  3. Ajuste – garantir que cada atividade esteja alinhada tanto com a estratégia quanto com outras atividades;
  4. Sustentabilidade Sistêmica – compreender que todo o sistema de atividades empresariais não pode ser dissociado da estratégia da empresa;
  5. Eficácia operacional – desempenhar e utilizar seus recursos da melhor forma.

Então, como esses conceitos se relacionam com o PMO? Selecionar os investimentos certos, garantir que cada um esteja alinhado com a estratégia, compreender como todos os investimentos estão inter-relacionados e cumprir efetivamente esses investimentos. Soa exatamente com o que um PMO Estratégico deve estar focado.

Conectar estratégia à execução

Para ser verdadeiramente bem-sucedida, cada organização deve ter uma estratégia bem articulada. E é crucial que esta estratégia esteja bem alinhada com um plano de execução. Mas, para muitos, ainda há uma lacuna significativa entre estratégia e execução. Organizações lutam para tampar esta lacuna, porque lhes falta a clareza necessária para focar os recursos que irão ajudá-los a alcançar a sua estratégia.

Capabilidades, é claro, são as coisas que uma empresa usa para criar seus produtos e servir seus mercados – coisas como processos de negócios, habilidades de pessoas e tecnologia. As empresas bem-sucedidas entendem que há uma relação direta entre o seu investimento em competências estratégicas e o sucesso que alcançam. Este conceito é central para verdadeiramente alinhar a estratégia com a execução.

Outra coisa acontece quando uma organização concentra investimentos e recursos nos processos-chave de negócios que usa para criar, produzir, vender, e entregar seus produtos ou serviços. Essas competências estratégicas são transformadas em uma vantagem competitiva – algo que o Dr. Porter nos lembra que toda organização deve ter para ser bem-sucedida.

Mas nem sempre é óbvio quais processos de negócios são estratégicos. Identificá-los exige criatividade, visão e, mais importante, um modelo de capacidade para ajudar a esclarecer as relações entre estratégia, demanda, oferta e execução. Além de esclarecer estruturas e relações de negócios de uma organização, um modelo de competências também ajuda a organização a concentrar a sua atenção em priorizar investimentos e gerenciar custos de execução.

Uma vez que entendemos a conexão entre competências e estratégia, podemos identificar quais competências são estratégicas, e como essas competências se relacionam com os programas de investimento da organização. Armado com esta nova perspectiva holística, a próxima coisa a se pensar é a priorização.

Priorização: Fazendo as escolhas certas

Um relatório recente da Gartner forneceu uma perspectiva interessante sobre o impacto que a priorização tem sobre as empresas de hoje. A Gartner relatou que a maioria dos CIOs concordam que programas concorrentes e não-priorizados são um obstáculo para a implementação de estratégias. Claramente, a capacidade de definir adequadamente as prioridades é crucial quando se trata de gerenciar os investimentos da empresa.

Quando uma organização prioriza, ela está simplesmente fazendo trocas, ao decidir que uma coisa é mais importante que outra. Para o PMO, as trocas resumem-se à seleção de quais competências ou geradores de negócio merecem investimento, quais não merecem, e quanto investir em cada um. As realidades de restrições monetárias e de recursos significam que uma organização não pode fazer tudo. Quanto mais ela escolhe investir em uma competência, menos investimento outra recebe.

Durante os ciclos de planejamento de investimento, há sempre mais oportunidades para se considerar do que é possível executar, devido às restrições de tempo, recursos e custos. Como resultado, discussões devem ocorrer e escolhas devem ser feitas. Em muitas organizações, essas discussões envolvem perguntas como “vamos priorizar com base nos geradores de negócios ou com base no projeto?” Ou “nós priorizamos com base na importância estratégica ou para cobrir as lacunas de desempenho?”.

Mas são essas as perguntas certas? Geradores de negócios podem certamente ser priorizados por sua importância, mas pode ser difícil de medir seu desempenho. Felizmente, temos uma poderosa lente através da qual olhar ao escolher as prioridades – competências de negócios. Um modelo baseado em competências – que se concentra em cobrir as lacunas em importância e desempenho – garante que a organização faça as perguntas certas. Este é um método significativamente superior para ajudar uma organização determinar as prioridades de investimento.

Com as nossas competências estratégicas identificadas e as nossas prioridades estabelecidas, qual o próximo passo? Um roteiro cuidadosamente desenvolvido pode ajudar a ilustrar quando e como as competências e os resultados são entregues em apoio aos objetivos estratégicos da empresa.  Os executivos que aprovam um roadmap ou uma hierarquia de roadmaps só devem fazê-lo se confiarem que este caminho representa a melhor iniciativa para entregar resultados.

Vinculando a alocação de recursos à estratégia

Para muitas empresas, a alocação de recursos é conduzida de baixo para cima. Decisões de alocação são muitas vezes desconectadas das competências de negócios. Também são comumente baseadas em apenas um ano de dados e muitas vezes guiadas por uma mentalidade simples de “alocar-ou-não”. Nem é preciso dizer que estas abordagens estáticas e estagnadas não são muito eficientes.

Uma coisa que todos podem concordar: determinar corretamente a alocação orçamental pode ser difícil. Mas o sucesso pode ser alcançado ao começar com “o fim em mente”. Identificar qual é o objetivo final de um investimento em competências de negócios é particularmente importante para tomar decisões eficazes de alocação. E a vontade de fazer perguntas é essencial.

A especificidade atrai a criatividade. Perguntas simples sobre investimentos, cronograma, governança, sincronismo e metas estratégicas podem ajudar a impulsionar uma alocação de recursos bem-sucedida. A probabilidade de melhorias desejadas ou transformações sucessivas aumenta quando a organização faz perguntas como:

  • Nós criamos portfólios e alocamos recursos em um nível corporativo, de programas e de unidades de negócios?
  • Qual é o horizonte de investimento?
  • Se houver restrições (política, externa, etc.), quais são as mais críticas?
  • As decisões de investimento devem ser governadas por uma filosofia do tudo-ou-nada ou  proporcional?
  • Qual é o ritmo de investimento?

Estas perguntas – tão simples e diretas como são – forçam a organização a pensar sobre as escolhas que devem fazer. Elas também podem ajudar a trazer à superfície quaisquer tensões organizacionais, limitações ou restrições atualmente enfrentadas pela empresa. Os insights resultantes podem ajudar a remover a ambiguidade. Mais importante, elas fornecem uma base para o estabelecimento de uma hierarquia de alocação – competências, programas e projetos, por exemplo -, juntamente com as regras necessárias para administrar como essas alocações são feitas.

Abordar a alocação é fundamental para garantir que todos os investimentos sejam financiados adequadamente, proporcional à sua relação com a estratégia da organização. Mas sem um roteiro de transformação baseado na competência, tudo o que temos é um monte de boas ideias. Precisamos de algo para nos ajudar a acompanhar o ritmo incrível de investimento e inovação.

Mapeando o caminho dos investimentos até a entrega de valor

Planejamento e execução eficaz de iniciativas estratégicas exige que os processos, tecnologia e implementação sejam sincronizados com a estratégia da empresa. Organizações que ignoram essas dependências arriscam não serem capazes de implementar programas mesmo moderadamente complexos.

Gráficos Gantt são úteis, mas em última análise, são insuficientes para gerenciar os investimentos empresariais.  As organizações não podem mais simplesmente colocar tarefas e custos em uma linha do tempo, sem também considerar e testar o impacto nos negócios. O sucesso exige criatividade e execução, e para isso, precisamos de uma nova ferramenta.

Então, o que pode ajudar uma organização entender holisticamente a relação de tempo entre um investimento proposto e os impactos de negócios/tecnologia e resultados? É o chamado “roadmap of change” uma ferramenta baseada em um requerimento de que o roadmap seja estendido muito além da fase de planejamento e execução.  A organização deve ser capaz de criar e analisar diferentes alternativas de implementação, avaliar duração, escopo e custo e avaliar vantagens e desvantagens de recursos em tempo real.

Especificamente, uma ferramenta destas deve ajudar a resolver:

  • Viabilidade – O plano é coerente e o sistema estável? Quão difícil será a implementação?
  • Sequência de execução – Onde devemos começar? Como é que essa sequência afeta o sucesso?
  • Ritmo – A organização pode se mover devagar ou rapidamente? Que iniciativas devem terminar ao mesmo tempo?
  • Gerenciamento de Stakeholders – Os insights de todos os stakeholders foram adequadamente considerados?

Até 60 por cento dos projetos não conseguem alcançar seus objetivos pretendidos. O sucesso depende de gerenciar, otimizar e testar as relações entre um plano de ação proposto e os negócios impactados. Claramente, esses investimentos comerciais e tecnológicos cada vez mais complexos exigem ferramentas de planejamento cada vez mais sofisticados, e os roadmaps são um componente crucial para o sucesso.

O roadmap nos ajuda a entender onde estamos indo. Mas as coisas raramente andam 100% de acordo com o plano. A chave para garantir que a execução continue a estar alinhada com a estratégia – mesmo em face de circunstâncias imprevistas – é adotar uma metodologia de realocação.

Medir, compreender, prever, realinhar e realocar

Então, nós estabelecemos a importância de se concentrar em recursos, definição de prioridades, alocação e roteiros na medida em que eles se relacionam com o PMO Estratégico. Mas no fim das contas, todas essas ideias e conceitos simplesmente nos preparam para que sejamos capazes de efetivamente entregar resultados. E a entrega é um pouco mais complexa do que simplesmente “terminar o projeto.” Para que as organizações façam uma entrega bem-sucedida elas precisam:

  • Medir Resultados
  • Compreender Variações
  • Prever Impactos
  • Realinhar
  • Realocar

Vamos dar uma olhada em cada uma dessas competências um pouco mais detalhadamente:

Medir os resultados – Estabelecer resultados mensuráveis é fundamental para a tarefa de entregar resultados bem-sucedidos de TI e de negócios. Resultados mensuráveis formam um compromisso com o mútuo acordo sobre métricas para avaliar o investimento gasto, cronogramas e valor. As métricas que usamos deve nos ajudar a testar a nossa hipótese inicial:

  • O valor do investimento agora é diferente da avaliação inicial?
  • O cronograma de investimentos varia em relação à estimativa inicial?
  • Será que estamos gastando muito ou pouco?

Compreender variações – é importante compreender as variáveis que impactam qualquer variação em um investimento. Mas é ainda mais imperativo entender por que uma variação específica está ocorrendo. Existe uma causa sistêmica para a variância? As estimativas foram otimistas demais? Existe um problema com um recurso específico? Obter respostas a perguntas como essas é fundamental para garantir a entrega efetiva do projeto atual.

Prever impactos – Nenhum projeto anda 100% de acordo com o plano. Entender por que os desvios ocorrem é útil – mas prever qual será o impacto é vital. Simplesmente identificar desvios e suas causas não nos serve de nada, a menos que possamos prever e comunicar possíveis impactos. Como o negócio será afetado? Qual será o efeito sobre o orçamento? O que acontece com a nossa capacidade de atingir metas específicas? A habilidade de fazer esses tipos de previsões aumenta a eficácia dos PMOs para garantir o êxito dos investimentos.

Realinhar – Durante o ciclo de vida de qualquer investimento, nem tudo vai se comportar de acordo com os objetivos, metas e cronogramas que foram estabelecidas no início do projeto. As coisas se movem a uma velocidade que nós talvez não tenhamos experimentado antes. Para o ambiente de negócios dinâmico de hoje, não há tal coisa como “ajuste e esqueça”. Precisamos orientar continuamente nossos investimentos empresariais para mantê-los na direção certa, realinhar o escopo, as finanças e os recursos de modo apropriado. Essas ações não são baseadas em algumas noções pré-concebidas de que já não se aplicam – mas são baseadas nas realidades diante de nós.

Realocar – Isto está intimamente relacionado com o conceito de realinhamento, mas é extremamente importante por si só, e merece uma atenção especial. A alocação tradicional de recurso é tipicamente otimizada para o raro negócio que ainda se realiza de acordo com um cronograma previsível. Mas essa abordagem simplesmente não pode reagir aos desafios da crescente complexidade e rápida mudança comuns nas empresas de hoje.

A realocação bem-sucedida depende de que as organizações estejam profundamente conscientes dos padrões imprevisíveis variabilidade de demanda futura e de desempenho. Isso requer um processo ágil que avalia continuamente a viabilidade do projeto e ritmo, realoca recursos periodicamente e quando for o caso, e realinha roadmaps para garantir que o investimento continue no curso mais ideal.

Há fortes indícios de que o sucesso do investimento empresarial está fortemente associado a uma melhor gestão do desempenho de entrega. É um dos componentes críticos no arsenal de técnicas e ferramentas agora disponíveis para PMOs estratégicos para ajudá-los a gerenciar seus investimentos empresariais.

 

Fonte: Stakeholder News

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