Benefícios de Utilização do Project Professional no Ambiente EPM

Existem muitos benefícios quando se utiliza o Project Professional num ambiente EPM (Enterprise Project Management), ou seja, numa intranet com servidores Project Server e servidor SharePoint instalados.

Um dos primeiros benefícios é a padronização de cronogramas. Ao utilizar o Project Server é possível configurar modelos de cronogramas corporativos e disponibilizá-los para os usuários da rede que terão as devidas permissões para acessá-los. Dessa forma a reutilização de cronogramas será otimizada e padronizada, poupando o precioso tempo de elaboração de cronograma nas fases iniciais do planejamento.

Isso não vai limitar a sua utilização do Project Professional no modo stand alone, ou seja, desconectado do Project Server. Você terá a liberdade de criar os seus cronogramas e salvá-los em forma de arquivos. Ao abrir o Project Professional você poderá escolher se quer ou não se conectar ao servidor.

Já que estou falando de arquivos, a outra diferença de usar o Project Professional conectado ao Project Server está na maneira de salvar as informações do seu cronograma. Com o Project Server você salva o seu cronograma em banco de dados SQL, sendo muito mais seguro e sofisticado, além de centralizar as informações. Usuários que utilizam somente o Project Professional no modo stand alone tendem a salvar seus cronogramas em diversos diretórios da rede e até mesmo em seus pen drives pessoais, espalhando muito as informações e criando às vezes muitas versões do mesmo arquivo. Seguindo as políticas da Segurança da Informação, é aconselhável que essas informações estejam centralizadas e armazenadas em banco de dados, não em arquivos, principalmente se contiverem dados confidencias nos cronogramas.

Outra vantagem, já supracitada brevemente, é a questão da segurança e acesso às informações dos cronogramas. Usando o Project Server integrado com o AD do Windows Server somente os usuários da rede poderão ter acesso aos cronogramas corporativos. Além disso, na administração do Project Server existem perfis de usuários diferentes como gerentes de projetos, integrantes da equipe do projeto, gerentes de portfólio, etc, com suas respectivas permissões e acessos diferenciados aos cronogramas corporativos.

O servidor SharePoint agrega muitas funcionalidades interessantes ao Project Professional e ao Project Server. Por exemplo, é possível associar às atividades dos cronogramas Documentos, Riscos e Questões. Estes recursos estarão disponíveis nos sites dos projetos. Isso mesmo! Cada projeto pode ter o seu site!

Associando documentos às atividades dos cronogramas, planejadores e integrantes das equipes dos projetos podem agregar maiores informações como o próprio resultado da execução de suas tarefas. Por exemplo, imagine que uma tarefa seja “Elaborar um relatório financeiro”. Após elaborar este relatório o recurso alocado na tarefa pode anexar o próprio documento à respectiva tarefa do cronograma para ser validado pelo gerente do projeto, passando por um workflow de aprovação e avisos via e-mail. Este documento também estará à disposição da equipe do projeto no site do projeto, promovendo um ambiente de colaboração, onde as pessoas poderão visualizar e/ou alterar este documento, de acordo com as permissões previamente configuradas.

Outro recurso interessante é a inserção de Questões às atividades dos cronogramas. Uma Questão normalmente é um ponto de atenção ou orientações específicas que devem ser levados em conta antes, durante ou após a execução da tarefa pelo executante. Isso fica registrado no site do projeto, bem como associado à atividade do cronograma, e possui inclusive um status do tipo “aberto” ou “resolvido”.

Somando a estes benefícios o servidor SharePoint agrega também Riscos às atividades dos cronogramas. Inconscientemente, ou por falta de uma ferramenta específica para registrar os riscos, no momento de executar as atividades eles são identificados a priori na mente do executante, e geralmente não são compartilhados com outras pessoas devido a dinâmica dos trabalhos ou a falta de uma metodologia de gestão de riscos. Com essa funcionalidade do servidor SharePoint, as empresas agora podem sugerir aos executantes que identifiquem os riscos em tempo de voo ou na fase de elaboração dos cronogramas a preencherem os formulários de riscos associados às atividades dos cronogramas, detalhando os riscos, suas severidades e formas de mitigações e disponibilizando-os no site do projeto para todos os integrantes da equipe e partes interessadas terem acesso, aumentando a visibilidade e colaboração de todos.

Os fóruns de discussões do SharePoint também agregam funcionalidades de colaboração. Com eles os integrantes da equipe do projeto e partes interessadas podem fomentar discussões técnicas nos sites dos projetos, onde cada um poderá opinar e chegar num consenso. Discussões de projetos do passado podem servir de premissas, questões, ou riscos para projetos atuais e futuros.

A vantagem maior de tudo isso é que todos estes novos recursos agregados aos cronogramas dos projetos estão sendo armazenados em banco de dados e poderão ser consultados ara projetos futuros. Dessa forma a empresa pode aproveitar das lições aprendidas e fazer uma gestão do conhecimento de maneira bem prática.

É claro que não caberia num artigo apresentar todos os benefícios da utilização do Project Professional com o Project Server e o SharePoint, mas isso fica para um próximo artigo!

Fonte: INFOChoice

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