Atenção: 9 dicas sobre projetos que você não vai encontrar no PMBOK

 

Gerenciar projetos é certamente uma das atividades mais difíceis que existem; você precisa ter habilidades estratégicas para entender em qual cenário o projeto se encontra na empresa e para mitigar antecipadamente a maioria dos problemas, mas também uma profissão muito tática e operacional, pois depois que o plano entra em ação é correr para apagar o fogo antes que ele se alastre.

Geralmente quando você decide por essa carreira, acaba iniciando pela leitura do PMBok e se depara com muitas questões parecem não ser respondidas. Com o tempo você vai descobrir que nessa profissão a regra de que 70% se aprende na prática, 20% com coaching e 10% com lições formais é verdade. De qualquer forma as ferramentas dadas pelas instituições como PMI certamente auxiliam na criação de um padrão e evitam que linguagem seja muito diferente de uma empresa para outra.

Mas então o que os gerentes de projetos podem fazer para garantir que as atividades sejam entregues no tempo e com o custo previsto? Segundo a minha experiência e de diversos gerentes de projetos, podemos aplicar 9 regras básicas que vão ajuda-lo nessa missão:

  1. Garanta que você tenha levantado o escopo detalhadamente antes de iniciar. Sabe aquela história de que 40% do projeto é levantamento de escopo? Pois então, é verdade. Uma vez que esse escopo estiver detalhado, compartilhe e peça aprovação de todos os stakeholders envolvidos. Caso algo mude no projeto, crie uma change request – essa é a melhor forma de gerenciar as expectativas do cliente.
  2. Aloque um time de projetos competente. Isso pode parecer obvio, mas determinar o tamanho do time (uma dica é utilizar a técnica da pizza – um time não deve ser maior que 6 a 10 pessoas, do contrário o gerente acaba não sendo capaz de desenvolver e acompanhar corretamente todos membros), o perfil dos profissionais e o tipo de experiência é fundamental para o sucesso. Por experiência é melhor focar nas competências comportamentais e não tanto na formação – já contratamos gerentes de projetos fluentes em inglês e com pesadas certificações que mal conseguiam lidar com as pressões básicas do projeto. Uma certificação PMI apenas significa que o profissional é fluente no idioma do PMBok e não que necessáriamente vai saber lidar com os desafios que ele tem pela frente.
  3. Gerencie as expectativas antecipadamente. Pecar por contar a possibilidade de uma mal noticia ocorrer é melhor do que deixa-la ocorrer sem comunicar. A melhor forma de fazer isso são reuniões de board frequentes na qual o gerente de projetos deve levar o avanço sobre os milestones de curto prazo. Se for possível entregar alguns QuickWins melhor ainda (veja meu outro artigo que fala sobre esse tema).
  4. Estabeleça limites claros com todos envolvidos. É fundamental que cada um saiba o que tem que fazer e quando precisa entregar. Quando o número de pessoas envolvidas é muito grande essas informações acabam se perdendo, então durante as reuniões do projeto é sempre interessante fazer um lembrete das entregas esperadas até o próximo milestone.
  5. Não microgerencie o projeto. É muito importante que todos os membros sintam-se fortalecidos para tomar decisões rápidas e caso elas não gerem impacto negativo não as questione. Isso evita ruídos e favorece um ambiente mais agradável de trabalho.
  6. Garanta que você tenha bons sistemas para gerenciar o projeto. Duas ferramentas certamente básicas são o MS Project e MS PowerPoint. E-mail é uma forma de comunicação muito ultrapassada e que geralmente toma muito tempo dos colaboradores. Prefira o telefone e depois passe as atualizações em apensa um daily/weekly/fortnight report.
  7. Mantenha seu time motivado reconhecendo-os quando um milestone importante é atingido. Celebrar essas entregas é uma forma de rastrear o progresso ao mesmo tempo que você mantêm o time motivado.
  8. Faça reuniões regulares. Uma ótima forma de engajar os sponsors do projeto é estabelecer Project Board Meetings regulares e mantenha os demais stakeholders atualizados através dos Reports. Essa são formas tradicionais mais ainda muito eficiêntes de comunicar todos a respeito do andamento do projeto.
  9. Prepare-se para as mudanças – isso inclui deixar uma pequena gordura para elas. Principalmente em projetos da área tecnologica é muito dificil que as especificações sejam seguidas a risca. Para evitar sofrimentos, estabeleça uma contingência clara de mudanças e a comunique no plano do projeto.

 

Fonte: Administradores

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

w

Conectando a %s

%d blogueiros gostam disto: