Como obter sucesso em projetos extremos?

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Um bom plano e um escopo de trabalho bem definidos são sempre bons ter antes do início de um novo projeto. Uma definição clara do produto final a ser alcançado também. Infelizmente, esta não é a realidade hoje, e duvido que tenha sido algum dia, apesar das ilusões sobre o tema.

O fato é que a tecnologia e a velocidade com que as prioridades mudam nos trouxe uma realidade angustiante, onde não conseguimos nem mesmo definir o que queremos no final de uma jornada que chamamos de projeto. Ou melhor, definimos sim, mas redefinimos o tempo todo, muitas vezes sem nos damos conta disso.

O caso é mais grave quando tratamos de projetos extremos ou projetos muito complexos, multibilionários e com dúzias de interessados (os chamados stakeholders) com opiniões e agendas contraditórias. Nestes casos, escopo, orçamento e plano serão mudados constantemente.

O problema é aceitarmos isso. Entendermos isso. Admitirmos que este é o jogo e que estas são as regras, em vez de ficarmos fingindo que será diferente.

Esse artigo é uma tentativa de organizar as ideias e ações que já deram certo em projetos altamente complexos e, quem sabe, ajudar o leitor a entender como, em alguns casos, apesar de tudo parecer estar dando errado, no final, dá certo.

Um bom começo
Se você trabalha com métodos ágeis para gerenciamento de processos e projetos, o seu time estiver motivado e tiver poder para tomada de decisão, profundo conhecimento de planejamento e dos riscos e especialistas no assunto em questão já será um bom começo. Mas ao enfrentar um projeto extremo, com diversos atores, múltiplos fatores influenciadores e alta complexidade,  os ingredientes acima serão apenas bons ingredientes, e você precisará de muito mais do que bons ingredientes.

Então, o que estaria faltando?

Abordagem Dinâmica
Em projetos altamente complexos, multibilionários e com muita coisa em jogo a mudança constante será a regra do jogo. E mais, a tomada de decisão será difícil e postergada até ser quase tarde demais, o que acarretará mudanças de planejamento e revisões de escopo intermináveis. Se você tentar utilizar um método tradicional de gerenciamento de projeto produzirá uma série de relatórios e produtos que nascerão obsoletos. Jornal velho de notícia errada, porque nesses casos, como diria um velho político brasileiro referindo-se ao nosso país, nem o passado é certo.

A Abordagem Dinâmica (nome dado a este método de abordar situações complexas) consiste em três estratégias essenciais. Não são as únicas, mas são essenciais: Capacidade Adaptativa, Comunicação e Transparência e Ter as Pessoas Certas.

1 –  Capacidade Adaptativa
Assim como a areia no deserto, os negócios e os projetos estão em constante mudança. Principalmente os complexos, como vimos acima. O grande desafio hoje é a capacidade de mudar de forma ágil e eficaz. Fazer as transformações necessárias em tempo, tomar as decisões certas rapidamente. Eu sei, é mais fácil falar do que fazer. Por isso você precisa ter um método, um sistema de trabalho que já esteja preparado para a mudança, de forma constante e consistente. Isso é o que chamamos aqui de Capacidade Adaptativa.

Métodos ágeis para gerenciamento de projetos, ferramentas colaborativas e integradas, time com mente aberta para mudanças são cruciais nesta nova forma de abordar as coisas no ambiente de trabalho. Não há espaço para retrabalho ou ineficácia. Ineficiência pode até ser necessária, mas a ineficácia não será perdoada. Você precisa estar preparado para a mudança constante, antes que ela seja imperativa.

Mas como assim a ineficiência será, talvez, necessária? Isso vai contra o que aprendemos nas escolas de negócio. Fazer mais com menos, essas coisas – diria o leitor mais atento. Pois bem, o fato é que vivemos em um mundo exageradamente otimizado onde o eficiência financeira seja, talvez, o principal direcionador das grandes decisões, inclusive nos projetos mais complexos. E não só acreditamos que o nosso escopo está bem definido e que as mudanças serão apenas cosméticas ou de menor impacto, como esquecemos do acaso. Ignoramos riscos porque não sabemos muito bem como lidar com eles. Ineficiência, neste caso, é margem de manobra financeira. Contingência, se você preferir uma palavra mais correta, do ponto de vista corporativo. Só não confunda este pecado da gestão com o conhecido coeficiente de medo .porque este pode inviabilizar projetos. Mas isso é assunto para outro artigo.

2 – Comunicação e Transparência
Manter todos informados e atualizados com as questões mais relevantes, usando canais apropriados e apresentando os resultados nos prazos certos é um constante desafio em projetos altamente complexos e dinâmicos. Para não parecer notícia de jornal velho é preciso agilidade. Para não perder oportunidades de tomada de decisão a tempo de fazer a diferença é preciso antecipar-se aos problemas. Para que riscos sérios e com grande potencial de danos sejam tratados e resolvidos em tempo hábil é preciso que sejam identificados, comunicados com transparência e para os públicos certos, no tempo certo e no formato certo.

Comunicação é o coração de qualquer projeto. E quanto mais complexo, mais extremo, mais importante. A transparência deve ser uma política da empresa ou do projeto.  A falta da comunicação está na raiz da grande maioria dos grandes fracassos. Em grandes projetos a transparência é irmã da credibilidade e esta fará a diferença na hora que você precisar levar um alerta crucial para uma tomada de decisão e/ou mudança de rumo. A máxima de que informação é poder pode acabar com um projeto.

Aqui, a adoção de uma ferramenta de gestão eficaz, flexível, dinâmica e de fácil uso é fundamental para o sucesso desta estratégia. Com a ferramenta certa em mãos você mantém todos informados, toma decisões rápidas, acompanha as mudanças e mantém o controle de todos os aspectos necessários para o sucesso do projeto. O fácil uso e a flexibilidade são fundamentais para que seja efetivamente uma ferramenta de trabalho e não mais um sistema de monitoramento do trabalho dos outros que ninguém usa direito e acaba não servindo para nada.

3 – As Pessoas Certas
Aqui é importante deixar claro uma coisa: você não precisa das melhores pessoas. Você precisa das pessoas certas.

Você não precisa apenas, como gostam de dizer os mestres da administração, fazer as coisas certas e fazer certo as coisas. Você precisa fazer isso tudo com as pessoas certas.

E quem são as pessoas certas? São aquelas que acreditam em você e nos seus objetivos. Acreditam no projeto e nos resultados esperados. Pessoas que compartilham a sua visão e estão dispostas a irem além do que acham que são capazes. Pessoas dispostas a crescer com você.

Quando fala-se em pessoas hoje em dia, muitas vezes ouço que é preciso definir o conjunto de skills certos para o projeto. Não acredito emskills ou seja lá qual for a tradução desta palavra para o português. Acredito em pessoas. E não importa que não sejam as melhores. Se acreditarem em você e no projeto serão as melhores para o projeto.

Aqui, é fundamental entender também o perfil comportamental de cada um, porque no dia a dia são pessoas lidando com pessoas. E elas precisam conviver bem. E orquestrar isso em um projeto complexo é o principal papel de um líder. É onde ele ganha ou perde. Se você tem isso, essa mistura, você é um líder ou tem no seu time um líder e este é um passo fundamental para vencer as incertezas que virão,  que não serão poucas.

Muitas vezes esquecemos que, assim como nós, cada um no time tem um passado e problemas pessoais dos quais não fazemos a menor ideia. Não sabemos se a analista júnior chegou ao trabalho depois de brigar com irmão, pai, mãe ou namorado. Não sabemos se tem algum medo, insegurança ou trauma que a impede de se expressar melhor. Colocar-se no lugar do outro é o primeiro passo para transformar um grupo em um time. O nome disso é empatia. Se você tem as pessoas certas no seu projeto elas terão um grau elevado de empatia.

Sucesso?
O sucesso em projetos extremos, traduzido aqui como a obtenção dos resultados esperados e compartilhados pelo time, de forma constante, só é possível com um grupo de pessoas apaixonadas pelo que fazem. Só a paixão explica a persistência diante dos constantes erros, fracassos, mudanças de rumo e outros percalços que acompanham qualquer sucesso. É que leva as pessoas a se unirem em torno de um objetivo comum, que impulsiona o desejo de crescer e expandir suas habilidades por estarem envolvidas em algo maior do que elas mesmas.

Os erros e problemas serão companhia constante. E, quando acontecerem, o líder precisará lembrar a cada uma delas que:

1)    As pessoas do seu time sabem o que deu errado;

2)    Elas também sabem o que precisa ser mudado;

3)    E mais, sabem como mudar.

Portanto, o seu papel como líder é:

1)    Manter-se atento e escutar as pessoas certas;

2)    Tomar as decisões adequadas para mudar o rumo ou influenciar quem pode tomar estas decisões;

3)    Abrir o caminho, evitando que outros atrapalhem aqueles que sabem o que precisa ser feito.

Para chegar ao fim de um Projeto Extremo é preciso saber relevar, ouvir e, como um pai na educação do filho, ser firme, porém gentil. Principalmente, apreciar a jornada,  porque será longa e cansativa, mas também recompensadora.

Por que projetos fracassam, atrasam, ficam mais caros, não terminam? E por que, quando ninguém acredita que dará certo, acaba bem? Talvez porque, apesar de todas as teorias a respeito, o gerenciamento de projeto ainda é mais arte do que ciência e na arte duas coisas fazem diferença: convicção e paixão.

 

Fonte: CIO

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