17 dicas para os funcionários aderirem à Intranet

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Muitas empresas realizam grandes investimentos em sistemas internos e desenvolvimento de uma Intranet de alto padrão, porém se espantam com a baixa adesão dos funcionários, que optam por ignorá-la e por vezes preferem obter informações nos corredores, que geralmente chegam com ruídos.

Uma Intranet básica deve ter, pelo menos, as políticas e procedimentos da empresa, um manual de benefícios, dados de contato com o RH, notícias internas, informações sobre os departamentos, organograma e o plano de cargos e salários (se houver). No entanto, muitas vezes isso não é suficiente.

Abaixo, deixamos algumas dicas que certamente farão com que a adesão à Intranet aumente e justifique o investimento realizado.

1) Integração

Existem diversos motivos para realizar treinamentos de “Integração” com os novos funcionários. Um deles é comunicar corretamente ao funcionário onde ele encontrará as informações quando ele tiver dúvidas. Oriente esses novos funcionários para que eles sempre acessem a Intranet, pois é onde as informações oficiais se encontram.

2) Holerites

É algo que todos os funcionários precisam. Disponibilize-os na Intranet e tenha certeza de que eles acessarão o sistema pelo menos uma vez por mês.

3) Snippets

Os funcionários acessam o e-mail, mas se esquecem da Intranet? Sempre que precisar encaminhar um comunicado geral ou notícia, faça-o por e-mail. Porém, o e-mail deve conter somente um trecho curto (snippet) do que se quer comunicar. Para ver a informação completa, o funcionário deverá clicar no link, que obviamente estará direcionando-o para a Intranet.

4) Contatos de ex-funcionários

Quando um funcionário se desligar de sua empresa, pergunte se ele aceita deixar os dados de contato (telefone e e-mail) na Intranet para que os demais possam entrar em contato com ele. Além de servir como networking para esse ex-funcionário, pode auxiliar a aumentar a adesão à sua Intranet.

5) Serviço de Suporte (TI)

Coloque em sua Intranet uma página para que os funcionários solicitem suporte (abertura de chamados) ao TI através dela.

6) Serviço de Almoxarifado

Todos precisam de material para trabalhar. Coloque uma página na Intranet para que os funcionários solicitem material através dela.

7) Intranet como página inicial

Converse com seu gerente de TI e ele poderá fazer com que a Intranet seja a página inicial no navegador de todos os funcionários. Não esqueça de que sua página inicial deverá ser atrativa e atualizada periodicamente com notícias.

8) Fóruns de discussão

Se o seu sistema permitir, crie fóruns de discussão para que os funcionários compartilhem ideias, projetos, sugestões e outros. É um ótimo mecanismo para aumentar a adesão ao sistema, além de aumentar o senso de equipe e a possibilidade de surgirem excelentes ideias para a empresa.

9) Central de links

Todas as empresas possuem um padrão de links que os funcionários costumam acessar. Exemplo: site do banco, plano de saúde, sistemas internos e outros. O TI poderá lhe fornecer a lista dos mais acessados (sim, você poderá ter surpresas nessa hora). Disponibilize os mais importantes no rodapé da sua intranet.

10) Dicas

Deixe uma página cooperativa para que os funcionários dêem dicas de restaurantes próximos, eventos na região etc.

11) Cardápio

Muitas empresas possuem refeitório próprio. A maioria deles acessará a Intranet caso você publique o cardápio do dia nela.

12) Classificados Internos

Crie uma página para que seus funcionários possam vender artigos pessoais para os demais. Também crie regras restringindo o que pode ser publicado.

13) Lista de ramais

Disponibilize a lista de todos os ramais da empresa na Intranet.

14) Outros serviços

Diversos outros serviços podem ser implantados na Intranet. Exemplo: reserva de sala de reunião, procedimentos de viagens e diárias etc.

15) Modelos de documentos

Publique na Intranet modelos de documentos utilizados pela empresa. Exemplos: atas, ofícios, cartas, formulários

16) Indicadores

Caso sua empresa utilize indicadores de desempenho, divulgue-os periodicamente na Intranet. Além de poder aumentar os acessos, poderá colaborar com o engajamento estratégico dos funcionários.

17) Minicursos

Peça para alguns funcionários “experts” ajudem na elaboração de minicursos. Podem ser pequenas explicações sobre o funcionamento de um sistema, ou dicas para uma melhor performance no trabalho. Exemplo: como fazer uma mala direta no Microsoft Word, dicas para falar em público etc.

Dificilmente as dicas acima não solucionarão as dificuldades com a adesão dos funcionários.

 

Fonte: Administradores

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