Roubando um recurso de outro projeto

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Nós costumamos passar, às vezes, por situações em que perdemos um recurso importante de um determinado projeto. Dói, é frustrante e de repente somos forçados a preencher um enorme vazio na nossa equipe de projeto… inesperadamente. Honestamente, eu posso dizer que já perdi vários recursos fundamentais em projetos ao longo da minha carreira, e em nenhum desses casos, isso era algo esperado. Nunca recebi qualquer notificação avisando que iria perder determinado recurso, e quando aconteceu, eu tive que resolver a questão rapidamente, fazer o pedido de um recurso substituto, adquirir o recurso, inseri-lo o mais rápido possível no projeto e introduzi-lo ao cliente – de preferência, depois de deixar claro para ele todos os requisitos, status e problemas do projeto.

Esse é um lado da equação – e para a maioria de nós que tenta jogar da forma mais justa possível, esse é um lado mais comum. Mas, novamente: os caras legais às vezes terminam em último lugar. Então, vamos dar uma olhada no outro lado da gestão dos recursos do projeto, para este tipo de situação. O lado onde você não precisa apenas de um conjunto específico de habilidades… você precisa “daquele cara”.

Eu já passei por isso – duas vezes. Eu não me orgulho, mas eu precisei fazer isso acontecer em dois de meus projetos e, enquanto os dois cenários não eram iguais e ocorreram em empresas diferentes, a maneira como eu procedi se mostrou semelhante o suficiente para eu formular uma estratégia, que irei compartilhar com vocês aqui. Você pode usá-la caso se encontre em uma situação parecida e queira “roubar” algum recurso importante de outro gerente de projeto, que está batalhando assim como você, para ter sucesso, e não faz ideia de que você está prestes a causar um estrago no cronograma e no orçamento do seu projeto.

Conheça seu alvo

Em primeiro lugar, obviamente, você precisa saber quem você está buscando. Analise seu projeto. Se não é um projeto de alto perfil e missão crítica, você provavelmente não conseguirá ir muito longe e por isso é melhor parar por aqui antes de passar vergonha.

Também leve em consideração as suas relações na empresa. Você é bem relacionado? Acredite, isso ajuda… e muito. Pode ser que que você consiga isso exclusivamente pela importância do seu projeto, mas ainda sim isso pode ser útil se você conhecer as pessoas certas. Porque a única coisa pior que um roubo, é um roubo que falha. É como colocar suas mãos pra cima, à espera de um “toca aqui”, e ninguém corresponder ao gesto. Constrangedor.

Pois bem, você sabe quem é o seu alvo, sabe quais os motivos de seu projeto exigir essa ação e conhece pessoas que poderão lhe ajudar com isso. Então mexa-se.

Dirija-se a seu contato mais próximo da equipe executiva

Você não quer se comunicar com o gerente sênior ou diretor mais do que o necessário. Eles são ocupados, e você não quer pedir favores o tempo todo. Mas se você for bem relacionado na companhia, as vezes você precisará utilizar esses contatos para lhe ajudar com o sucesso do projeto. E se você precisar de um recurso específico, que esteja 100% associado a outro projeto, então essa é uma daquelas horas onde você irá atrás dos contatos-chave, com o objetivo de obter suporte para o que você está prestes a requisitar.

Atualize-os em relação a seu projeto. Explique as razões pelas quais você precisa de um recurso específico, o que significa o sucesso de seu projeto e qual a importância dele para a empresa. Alguns projetos serão mais fáceis de vender do que outros – vamos considerar que o seu seja um deles, porque esse passo pode ser o fim da linha para o seu pedido. Se você chegar a esse ponto, e os contatos de seu gerente considerarem seu movimento algo destrutivo (porque você pode encontrar um recurso diferente e utiliza-lo da mesma forma ou porque eles não consideram seu projeto crucial o suficiente para realizar tal ação), então eles já levantaram uma bandeira vermelha, e provavelmente não haverá nenhuma maneira de você adquirir esse recurso para seu projeto… e eles irão se encarregar disso.

Mas se você realmente puder vender os eu plano a esses contatos, então você estará no caminho certo para auxiliar sua equipe de projeto com a aquisição do recurso desejado.

Verifique a disponibilidade com o supervisor direto do recurso

Essa pode ou não ser uma parte do processo, mas nunca é demais verificar com o supervisor direto dos recursos que estão sendo buscados.

E porquê?

Porque mesmo aqueles recursos que serão designados 100% a seu importante projeto, podem ser retirados por seu supervisor direto para a realização de algum trabalho de departamento, que está sendo planejado há bastante tempo ou que será de particular importância em algum momento. Não é sempre que isso acontece – principalmente se você estiver em uma organização matricial, mas você não perde nada verificando a disponibilidade do recurso…  considere este como um movimento para evitar quaisquer riscos.

Obtenha aprovação

Finalmente, com uma justificativa em mãos, o suporte da gerência sênior, e a garantia da disponibilidade dos recursos, você está no caminho do sucesso e pode pedir a aprovação.  A partir daqui os detalhes dependem do funcionamento da sua empresa, mas de forma geral, com a aprovação você pode imediatamente ter acesso ao recurso.

Inseri-lo rapidamente no projeto é de total responsabilidade sua e de sua equipe – essa é apenas uma etapa natural do processo de colaboração em um projeto. No entanto, é provável que você já tenha levado isso em consideração se, desde o início, se contava com o sucesso de sua ação.

Resumo

Você pode não ganhar pontos com seus colegas gerentes de projeto, e se fizer isso mais de uma vez, poderá adquirir uma má reputação. Mas o sucesso tem um preço. Não estou dizendo que caras legais necessariamente terminam em último. Eu acho que sou um cara legal. Mas eu não vou terminar em último. Por isso eu guardo essa minha reputação de vez em quando, em casos onde preciso assegurar o sucesso do meu projeto e da minha equipe, em prol dos clientes com os quais eu tenho compromisso.

 

Fonte: Stakeholder News

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