Porque as empresas precisam de uma ferramenta de gestão de conteúdos (CMS)

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Já sabemos que as empresas precisam ter ferramentas de gestão de conteúdos (CMS – Content Management System), mas que tal juntarmos 10 motivos para isso:

 

1. GOVERNANÇA

As empresas precisam de garantias de que seus sistemas são confiáveis, que ameças estejam controlados e que as áreas de negócio podem exercer suas atividades sem aumentar os riscos da operação. Além disso precisam garantir que dados sigilosos estejam devidamente protegidos.

São estas as preocupações das áreas de TI quando falamos de alterar conteúdos em portais públicos ou mesmo em Intranets. As ferramentas de gestão de conteúdo (CMS) garantem todas estas coisas: estabilidade e confiabilidade, controle do nível de acesso à informações e liberdade para as áreas de negócio sem acrescer risco à operação.

2. COMPLIANCE

As áreas de compliance costumam ser bastante exigentes, e com razão. É necessário que as coisas sejam feitas de uma forma organizada e que foi previamente determinada. Além disso, as pessoas precisam atuar segundo suas alçadas, evitando que coisas sejam feitas sem uma autorização devida. Os sistemas de CMS garantem que as pessoas só conseguem fazer o que lhes foi permitido, e que um fluxo de aprovação controlado pelo sistema seja realizado completamente. Assim, se um conteúdo for incluído ou alterado, só será exibido ao público final em caso de aprovação por quem pode aprová-lo.

3. AUDITORIA

Outro ponto importante, aliado aos dois anteriores, é a possibilidade de uma trilha de auditoria. Sumariamente falando, estamos querendo saber “quem” e “quando”. Assim, em qualquer necessidade de determinar o que ocorreu poderemos levantar quem incluiu ou alterou aquele conteúdo, quem aprovou e quando isso tudo aconteceu. Na maioria dos casos é necessário também se estabelecer a evolução do histórico das versões de um mesmo conteúdo.

4. VERSIONAMENTO

Muitas vezes, atendendo normas de mercado é necessário se possuir um histórico das versões de um mesmo conteúdo. Temos dois objetivos aqui: apoiar a auditoria, permitir que uma versão anterior possa ser rapidamente retornada ao público ou apenas manter-se um controle da evolução da informação. Algumas normas exigem que certos conteúdos sejam revisados periódicamente. A existência de múltiplas versões com registros de data e autor pode apoiar a comprovação de evidências para auditorias de tais normas.

5. CONTROLE SOBRE A INFORMAÇÃO

Ninguém conhece o seu negócio ou a sua área como você. Um CMS permite um controle direto sobre a informação do seu portal ou Intranet. Assim você pode fazer alterações, analisar como ficou, melhorar o conteúdo e encaminhar para a aprovação sem depender de outras áreas ou processos. A facilidade na alteração dos conteúdos acabam tendo um efeito colateral positivo. As áreas responsáveis se tornam mais aplicadas a incluir conteúdos novos, já que o processo depende somente deles. Com isso, o portal ou intranet se enriquecem de conteúdo mais rapidamente.

6. MELHOR FORMA DE COMUNICAÇÃO E COLABORAÇÃO

Um CMS colaborativo faz com as pessoas troquem informações públicas de uma forma pública e passem a utilizar seus e-mails apenas para o conteúdo privado, evitando aquele monte de e-mails. Clientes se sentem melhor atendidos e colaboradores se sentem mais participativos.

Você também pode utilizar ferramentas de CMS para processos corporativos de colaboração como fluxos de trabalho. Isso facilita a colaboração, cria registros e histórioco, garantem o cumprimento das etapas do processo de controle e aprovação.

7. ATUALIZAR CONTEÚDOS SEM CONHECIMENTO TÉCNICO

As ferramentas de CMS permitem que “pessoas comuns” das áreas de negócio, que não tem nenhum conhecimento técnico, possam incluir ou editar conteúdos. Basta apertar um ou dois botões diretamente na página e editar o conteúdo como num editor de textos. Qualquer um com muito pouco treinamento pode fazer isso.

8 AUTOMATIZAÇÃO DA BUSCA

Conforme a quantidade de conteúdos do seu portal ou intranet aumentam, tanto melhor para seu cliente ou colaborador. Por outro lado, fica mais complicado encontrar o que se procura. Assim, as ferramentas de busca de informações dentro do portal ou intranet são vitais. Algumas ferramentas de CMS possuem motores de busca internos que já garantem uma indexação do seu conteúdo, e integrado à busca por palavra-chave. Assim, o que você alterou ou incluiu vai aparecer automaticamente nos resultados da busca quando um cliente ou colaborador pesquisar por palavra-chave em seu site ou intranet.

 

9. SEO – SEARCH ENGINE OPTIMIZATION

Outra preocupação relevante que se tem é que o conteúdo de um portal possa ser facilmente encontrável. As iniciativas de SEO (Search Engine Optimization) entram em ação. Contudo, muitas vezes, acabam se tornando um processo muito técnico com keywords, descriptions e etc. As melhores ferramentais de gestão de conteúdo (CMS) possuem interfaces amigáveis que permitem ao próprio usuário, sem qualquer expertise técnico, possa incluir informações que irão aumentar a relevância do seu portal nas buscas orgânicas (não pagas) na Internet.

 

10. CONTROLE DAS ALTERAÇÕES

Uma das grandes vantagens de sistemas deste tipo é que podemos ter várias pessoas, ou setores, contribuindo com informações e conteúdos em diferentes áreas do mesmo portal/intranet (garantindo a segurança de acesso). Esse comportamento exige um novo controle: O conteúdo que está sendo exibido precisa ser a última versão que foi aprovada. Além isso, que as alterações de conteúdo de uma área não afetem os conteúdos, funcionamento ou estabilidade da outra. As ferramentas de CMS garantem isso, e podem garantir ainda mais: que somente uma pessoa por vez esteja alternado um conteúdo específico.

 

No final da história, ao analisar estes 10 motivos para utilizar uma ferramenta de gestão de conteúdos (CMS) nos questionamos: Como podemos viver sem isso?

Qual CMS utilizar?

Em nossos trabalhos e projetos utilizamos o SharePoint da Microsoft como ferramenta de gestão de conteúdos (CMS).

 

Fonte: A Tecnologia nos Move

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