Cuidado com o desgaste de recursos nos projetos

Group of Business People Sleeping in the Office

 

Vale qualquer coisa para entregar o trabalho, certo? Pontualidade na entrega a qualquer custo (qualquer custo, exceto para custo monetário). Bem, não exatamente. Em muitos projetos, especialmente aqueles em que o cumprimento da data de conclusão é crítico, horas extras são a norma. Se seus projetos são como os meus, você provavelmente constatou que horas extras esporádicas são boas, mas se levado ao extremo, podem ter efeitos no longo prazo sobre os membros da equipe e influenciar o desempenho geral do projeto. Quase todo projeto passa por um momento de crise. Alguma parte do cronograma do projeto pode ter que ser recuperada, e esforço extra pode ser necessário para avançar em algumas resoluções de problemas.

Do ponto de vista comportamental, extensas horas extras muitas vezes podem resultar em esgotamento de recursos, o que pode ser uma ocorrência muito comum em certos setores – incluindo TI. O esgotamento pode levar a erros, omissões, retrabalho de projeto e trabalho descartado, frustração de membros da equipe, insatisfação do cliente, e uma solução global que não é o que o cliente quer. Tudo isso pode levar à baixa produtividade e fracasso do projeto.

Da perspectiva do cronograma, do custo e da qualidade, o excesso de horas extras tem um efeito também. O maior deles aqui é o custo. A necessidade de horas extras excessivas é geralmente o resultado de um ou mais destes problemas: planejamento deficiente do cronograma, problemas inesperados, requisitos ruins, uma situação de gestão por crise, pessoal mal treinado, equipamentos ou instalações inadequados, baixo moral, ou a falta de trabalho em equipe. Tudo isso pode e vai causar estragos no orçamento do projeto. Nenhum orçamento de projeto pode sobreviver a um longo período de horas extras dos recursos – o que significa que mesmo se você arrumar as coisas e entregar um produto final e viável para o cliente, eles ainda podem ficar muito insatisfeitos devido à entrega de uma solução com um grande excesso do orçamento do projeto.

O desempenho pode sofrer as consequências

Se você estiver executando um projeto que você sabe que pode se deparar com muitas horas extras, tenha em mente que o desempenho dos membros sobrecarregados da equipe pode ser prejudicado. Como dito acima, muita hora extra é sintomático dos principais problemas de gerenciamento de projetos. Se o excesso de horas extras se torna a norma, replanejamento sério é necessário para evitar um colapso completo das finanças do projeto.

Resumo

Em projetos essenciais (e todo o projeto desde o início dos tempos já se deparou com alguma situação difícil ou muito difícil,- as horas extras e uso excessivo de recursos é quase certo. Mesmo em projetos com execução tranquila, ninguém pode garantir que o seu projeto não vai precisar de uma injeção de horas extras de recursos em algum momento. A maneira fundamental para ajudar a garantir de que isto não será necessário é gastar tempo suficiente durante as fases de planejamento do projeto para fazer um cronograma do projeto realista, definir os requisitos do projeto detalhadamente e definir expectativas adequadas do cliente e da gerência sênior. Assim, a pressão para grandes esforços nunca se torna a regra, e certifique-se também de que as comunicações do projeto estão sendo tratadas de forma eficaz e eficiente, para que as expectativas e desempenho de tarefas nunca saiam muito fora da pista.

Fonte: Stakeholder News

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