Sua empresa perde dinheiro por não ter gestão da informação centralizada

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Enquanto você está lendo este artigo, sua empresa está perdendo dinheiro e de uma forma que você não consegue medir e nem mesmo perceber.

Foi isso que estudos realizados no Reino Unido no final de 2013 apresentaram. Além disso, confirmaram outros estudos realizados anos antes nos Estados Unidos.

A pesquisa recente realizada pelo EDM Group do Reino Unido chegou a esta assustadora conclusão:

62% dos colaboradores perdem entre 1 e 2 horas por semana
procurando por informações ou documentos perdidos.

E a situação tende a piorar, conforme levantou esta pesquisa, que identificou ainda que:

  • 56% das pessoas dizem receber hoje no trabalho muito mais informações do que recebiam há 3 anos;
  • 18% avaliaram que este crescimento foi superior a 50%.

Spencer Wyer, CTO do EDM Group, argumenta : “as várias formas que os clientes tem de entrar em contato com as empresas causam, para os colaboradores, uma invasão de informações. Isso não só terá um impacto negativo no serviço aos clientes, mas espera-se que cada vez mais as empresas possam ser multadas por atuarem fora das regras de compliance“.

Mais de 50% dos executivos entrevistados acreditam que haverá multas maiores e mais frequentes, por conta da má gestão da informação em seus setores. Apenas 3% acha que essa multas cairão.

Ainda segundo Spencer Wyer: “A resposta a este problema é digitalizar mais informações nas organizações, o que torna mais fácil encontrar e compartilhar estes conteúdos, reduzindo os riscos de perda ou dano“.

O estudo americano anterior levantou ainda outras questões:

35% a 50% das informações das empresas

não está centralizada ou indexada.

Elas estão espalhadas por diversos bancos de dados, computadores pessoais ou pastas de rede pessoais;

​Foram levantadas também algumas consequências por esta falta de centralização:

  • Decisões ruins tomadas com base em informações pobres ou faltantes;
  • Esforços duplicados. Mais de uma área atua em um mesmo problema, sem saber que outra área já fez isso;
  • Perda em vendas, pois os clientes não encontram as informações que precisam, desistindo por frustração;
  • Baixa produtividade, pois colaboradores não encontram informações na Intranet e tem de buscar informações com outros colegas. (Segundo a Ford, colaboradores perdem entre 15 a 25% fazendo isso)
Na época a pesquisa americana apresentou dados de que:
  • 30% do tempo produtivo dos colaboradores era gasto refazendo trabalhos relacionados à informação;
  • 60% do tempo produtivo era gasto em procura e comunicação a respeito da informação;
  • Somente 10% do tempo era investido no desenvolvimento de informações novas.
Se levarmos em consideração os percentuais indicados na pesquisa do EDM Group, fica razoavelmente simples calcular o quanto a sua empresa está perdendo com isso.
Consideremos inicialmente que dentro das empresas, as pessoas responsáveis por desenvolver e divulgar informações não são pessoas com pouca experiência. Sendo bastante conservadores, consideremos para este grupo de pessoas um custo mensal bruto (com despesas, encargos e tudo mais) na faixa de R$15 mil.
Chegaríamos a um valor por hora (160 horas no mês) de aproximadamente R$94,00/hora. Se de fato, conforme o estudo, os colaboradores perdem em média 1,5 horas por semana procurando informações de documentos perdidos, a perda deste indivíduo seria na ordem de R$141,00 por semana, ou R$564,00 por mês (considerando 1 mês = 4 semanas).

Ao final de 12 meses, por conta de um único colaborador,
sua empresa teria perdido R$6.768,00.

Assustador, não?
Então agora, multiplique este valor pelo total de funcionários da sua empresa ou da sua área, que estão atuando com isso e veja o quanto sua empresa está perdendo. Se considerarmos uma equipe pequena, com 15 pessoas, as perdas passarão de R$100mil reais por ano.
Se você considerar estas questões ao calcular o retorno de investimentos em projetos de Intranet, colaboração, gestão de conteúdos ou gestão da informação corporativa, vai chegar à mesma conclusão que nós:

Um projeto de Intranet com recursos de colaboração,

na maioria absoluta dos casos, se paga no primeiro ano.

Mas como resolver estas questões no ambiente corporativo:
  • Desenvolva uma Intranet que possa ser facilmente entendida por todos como o centro das informações;
  • Estimule sua equipe a depositar ali todos os documentos compartilhados, e não mais na rede;
  • Crie na Intranet mecanismos para as pessoas trocarem informações e debaterem assuntos;
  • Ofereça meios na Intranet para a gestão e acompanhamento de projetos;
  • Faça da Intranet​ o único ponto de troca de informações dentro da empresa;
  • Ofereça em sua Intranet mecanismos de busca por palavra-chave sobre todo o conteúdo ali armazenado;
Abaixo​, oferecemos alguns recursos para você saber como começar:
  • Intranets corporativas
  • Recursos sociais ou rede social corporativa;
  • Gerenciamento de processos;
  • Gerenciamento de conteúdo;
  • Gerenciamento de conteúdo corporativo com busca por palavras chave.

As soluções de Intranet que trabalhamos são baseadas na plataforma SharePoint da Microsoft. O SharePoint é uma plataforma que possui inúmeros recursos de gestão da informação, gestão de documentos, conteúdos e de colaboração. Possui ainda uma poderosa ferramenta de busca por palavras chave.

 

Fonte: A Tecnologia nos Move

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