ROI (Retorno do seu Investimento) em utilizar intranet e portais corporativos usando SharePoint

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Primeiro, vamos alinhar alguns pontos.

Antes de falarmos sobre ROI, gostaria de começar esta leitura, com uma pergunta.

 

Por que sua empresa precisa de uma intranet ou Portal Corporativo?

 

Em uma intranet, os funcionários sabem onde encontrar o que precisam e ganham agilidade ao terem um lugar central. É mais fácil medir o resultado individual de cada loja, mas o que seria dela se não fosse o ambiente?

Em pesquisa realizada pela Prescient nos Estados Unidos demonstrou que os gerentes gastam em média mais de duas horas por dia procurando informações e tem mais.

 

 

57% dos participantes disseram que ter que recorrer a muitas fontes para compilar informações é um aspecto difícil para gerenciar informações.

 

50% das informações que os gerentes obtém não têm valor para eles

 

42% usaram uma informação errada pelo menos uma vez por semana

 

53% disseram que menos da metade das informações recebidas são aproveitáveis

 

Olhando este cenário acima, podemos achar que a resposta não é tão simples, pois, quando trabalhamos em uma empresa, automaticamente estamos falando que temos muita informação, conhecimento, pessoas, processos e é claro esperamos que tenhamos uma boa solução tecnológica para resolver este paradigma empresarial.

 

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Figura 1 – Modelo e visão – Gestão de Conhecimento

Afinal, por que usar intranet – portal (SharePoint)?

Quando somos pequenos, é fácil gerenciar informação, pois é mais fácil gerenciar uma empresa de pequeno porte pois existe capacidade de agir com rapidez.

Todas as informações e decisões são tomadas com interessados em uma mesa de reunião tomando café e quando começamos a crescer?

Uma intranet é como um site web publicado na internet, entretanto com informações sigilosas e restrita com privilégios configurados, e até com alto nível de segurança, organização e principalmente governança para separar as informações de forma setorial ou departamental, onde cada setor/departamento achem as informações que necessitam.

Muitas empresas de médio e grande porte com mais de 1000,00 funcionários usam intranet, mas hoje em dia afirmo com muita autonomia que empresas pequenas deveriam também usar intranet/portal para melhorar a comunicação de sua empresa e principalmente a centralização.

 

Eu tenho 15 funcionários, deveria ter uma intranet?

 

Esta, é realmente uma boa pergunta. Posso dizer que tenho clientes hoje que usam SharePoint de todos os tamanhos.

Então, vou tentar auxiliar o por que sua empresa tem que usar uma intranet – portal.

 

a) Melhorar a comunicação – quanto mais pessoas pior a comunicação

Primeiro, é claro que uma empresa muito pequena enfrenta problemas de comunicação. Um pequeno exemplo é que muitas pessoas descobrem o que está acontecendo com fofocas de corredor. As histórias vão mudando enquanto vão sendo transmitidas, o que acaba resultando em uma equipe mal informada e insatisfeita. Se você tem trabalhadores à distância, trabalhadores remotos ou funcionários que viajam muito ou uma empresa “virtual”, os problemas de comunicação ficam ainda mais complicados.

Uma empresa alinhada e com foco no sucesso, devem sempre entender quais são suas metas de curto e longo prazo e principalmente não devem ficar restritas na alta gerência, TODOS devem saber.

E quando falamos em intranet, é uma das soluções na questão de divulgação e centralização de informações por meios de notícias, comunicados, mural virtual, assim não só teus colaboradores internos mas também os externos como vendedores podem acessar as informações.

 

b) Tempo é dinheiro

Clichê? sim, mas foque nisto, pois vai ajudar.

A intranet permite a divulgação de informações críticas de forma que todos os funcionários possam ver. A divulgação de informações de recursos humanos também é importante. Um dos meus funcionários me contou que no escritório em que trabalhava, uma vez os funcionários perderam 45 minutos tentando descobrir se o dia seguinte do feriado de Ação de Graças era um feriado pago. O gerente de pessoal já tinha ido embora e ninguém mais sabia a resposta.

A divulgação de calendários, políticas e benefícios da empresa é um bom começo. Ela reduzirá o tempo perdido. Mas uma intranet não precisa ser usada só para divulgar informações básicas. Sua beleza é a interatividade.

Você pode economizar tempo com formas interativas. Pedidos de férias, pedidos de suprimento, alterações nos benefícios e muito mais podem ser gerenciados de forma rápida e eficiente.

A intranet deve sempre seguir bons princípios de organização. Você não pode simplesmente jogar as informações lá e esperar que as pessoas as encontrem. Organize-a de forma que fique o mais agradável possível.

O objetivo é economizar tempo, não deixar as pessoas frustradas

 

c) É melhor do que e-mail?

Você pode estar pensando:

 

“Por que o pessoal dos recursos humanos não pode simplesmente enviar o formulário por e-mail?” Ou “Eu me comunico bem com meus funcionários nas reuniões e usando informativos nos quadros de cortiça.”

De acordo com Ward, o envio de diversas versões do mesmo documento ou apresentação por e-mail acaba resultando em confusão e, às vezes, excesso de informações.

Considere o grupos de vendas. Ele definiu os três principais caminhos que usarão para aumentar as vendas. Agora eles estão trabalhando em uma apresentação de PowerPoint.

Cinco pessoas trabalhando juntas em um único arquivo de PowerPoint podem levar a resultados desastrosos.

Posso ouvir os gritos. “Quem tem a versão mais revisada?” “João, você me deu as figuras erradas. Eu pensei que já tínhamos definido isso.” E assim por diante.

Com a intranet, as pessoas podem trabalhar em arquivos compartilhados e ter um local central onde armazenam o arquivo mais recente.

Isso também ajudará a economizar espaço no servidor. Pode parecer que não seja muito, mas guardar as versões de diferentes arquivos no computador de todas as pessoas envolvidas pode ocupar um espaço precioso.

ROI – Veja o retorno do seu investimento em usar intranet – portal em SharePoint.

 

No caso de portais corporativos, existe uma grande variedade de valores intangíveis que podem ser até mais críticos do que o retorno medido em reais. Afinal, nem sempre é possível mensurar os benefícios gerados pela melhoria na gestão do conhecimento e o aumento de produtividade decorrente de ter as informações necessárias na hora certa.

Custos físicos

São os mais fáceis de serem medidos, porque refletem a redução de custos de bens tangíveis, como por exemplo a diminuição de impressões ou a redução de circulação de materiais, taxa de envio etc. Para calcular, é necessário verificar quanto era gasto com a comunicação anterior, por exemplo.

Produtividade

Pode haver ganho de produtividade devido a processos automatizados e agilidade no encontro de informações. É mais difícil de medir, mas pode ser verificado ao mensurar quanto tempo se levava antes e qual é ganho com o novo processo. Por exemplo, um formulário que demorava X dias ao passar por várias áreas passou a levar menos tempo. Qual é o valor para a empresa?

 Comunicação

A intranet pode promover maior integração entre pessoas e departamentos e redução das barreiras geográficas ao possibilitar a formação de grupos interdisciplinares. Pode promover redução de custos de viagem ou de telefonia se tiver recursos de colaboração.

Competitividade

A empresa ganha ao melhorar o acesso sobre informações e dados competitivos. É importante compartilhar objetivos, incentivar a inovação e permitir um fluxo livre de ideias. Pode ser medido através da participação das pessoas no fomento à identificação e exploração de oportunidades de negócios.

Time to market

O portal pode gerar agilidade em responder ao mercado e acelerar o desenvolvimento serviços e produtos.

Redução ou eliminação de erros em processos

A empresa pode acabar com os problemas gerados por processos manuais. Ganha também mais controle do seu estágio, além de informações gerenciais.

Serviço ao cliente interno

Pode ser medido através da redução da quantidade de funcionários para atendimento, melhora da disponibilidade de informações de referência e suporte e otimização dos fluxos de resposta a clientes e funcionários.

Recursos humanos

A área de recursos humanos pode se beneficiar através do aumento das taxas de retenção de funcionários, ampliação da satisfação dos colaboradores, redução da perda de conhecimento e redução de custos de treinamentos, no caso de ações de e-learning.

Infraestrutura

Redução de custos de operação por haver compartilhamento da infraestrutura. Em relação aos sistemas tradicionais, tem mais facilidade de uso, sem necessidade de treinamentos.

 

Fonte: WordPress Bruno Velaz

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