Como gerenciar seu tempo: Indo além do PmBok

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Um dos maiores mantras da vida de um Gerente de Projetos é, indubitavelmente, a importância de concluir um projeto respeitando o prazo e o cronograma estimados para o mesmo. O Pmbok, publicação mais utilizada no segmento, dedica uma de suas áreas de conhecimento ao gerenciamento de tempo do projeto, onde descreve o quão significativo este item é para o êxito de um projeto, e sugere um conjunto de boas práticas que, se compreendidas e aplicadas de forma coerente, podem ser determinantes para o sucesso do mesmo. Dicas como “estime com precisão as atividades e tempo das mesmas durante a fase de planejamento”, “gerencie o projeto e controle com eficiência as atividades”, “evite retrabalhos”, e “fuja do Gold Plating (termo utilizado na área para definir trabalho adicional ao escopo com intuito de agradar o cliente)”, são extremamente comuns e com certeza estão na ponta da língua (muitas vezes apenas na teoria e pouco na prática) de todos os profissionais da área.

Mas algo que o PmBok não aborda é como o gerente de projetos pode administrar o seu próprio tempo em meio a tantas atividades e responsabilidades as quais, comumente, são submetidos (e nem poderia, já que no “Mundo perfeito de PmBok” o gerente de projetos é um profissional dedicado à gestão daquele projeto e, portanto, possui tempo suficiente para executar suas atividades).

Além de estar à frente de diversos projetos paralelamente, o gerente de projetos contemporâneo é também gerente de departamento, gerente de serviços, gerente de produtos, arquiteto de solução, pré-venda, pós-venda, e muitas vezes analista que atua tecnicamente no projeto que ele mesmo gerencia. Não irei tergiversar a respeito do quão este cenário é ideal ou não, pois é certamente a realidade e o setor de atuação de cada empresa que ditam o perfil dos profissionais e funções que os mesmos devem exercer. Mas em meio a tantas tarefas, como arrumar tempo para gerenciar os projetos?

Não existe uma fórmula mágica a ser seguida incondicionalmente em todas as situações, mas coloco aqui algumas dicas simples que podem mitigar problemas comumente enfrentados por profissionais com dificuldade em gerenciar seu tempo:

– Defina prioridades: Se tudo é prioridade, nada é prioridade. Saiba diferenciar as atividades urgentes, as atividades importantes com prazo maior e as atividades mais corriqueiras para, assim, definir quanto tempo de seu dia será dedicado a cada uma.

– Descubra a razão da urgência: Ao final de cada semana, faça um overview de todos os assuntos urgentes que precisou resolver nos 5 dias anteriores e tente identificar o que os tornou urgentes. Quando tudo se torna urgente, é sinal que devemos ligar a luz amarela, pois ou você está deixando para agir na última hora, ou as pessoas estão lhe passando as demandas de forma não adequada.

– Desenhe (e siga) processos: É muito comum os gerentes de projetos receberem demandas dos mais variados assuntos e das mais variadas fontes. Chegam requisições por e-mails, telefone, sistema, no corredor do café e hoje em dia, até por whatsup. Crie procedimentos, defina juntamente as outras áreas as formas que as requisições devem chegar até você e quais assuntos são pertinentes ou não a sua área.

– Planeje o dia: Uma dica simples, mas extremamente eficaz é planejar o seu dia. Toda manhã faça uma lista (não mentalmente, escreva) com os assuntos que você pretende resolver no decorrer do dia. É óbvio que diversos outros assuntos irão surgir ao longa do expediente, porém, as suas prioridades estarão listadas e não devem ser esquecidas. Ao final do dia, reveja a lista e avalie se conseguiu dedicar seu tempo aos assuntos que planejou.

– Delegue: Esta é uma dica nem sempre possível de ser seguida, pois muitas vezes não existe pessoa a quem delegar. Porém, evite ao máximo ser centralizador, saber delegar é imprescindível.

Apesar de não existir uma receita pronta, nem tampouco um conjunto de boas práticas no PmBok dedicado a isso, é importante que o gerente de projetos moderno tenha formação, pós-graduação, mestrado e doutorado em organização e gerenciamento de tempo, caso contrário, estará eternamente apagando incêndios.

 

Fonte: Administradores

2 comentários em “Como gerenciar seu tempo: Indo além do PmBok

  1. A publicação retrata exatamente a realidade de muitos gerentes. Gostei muito do texto.

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    • Olá Vanessa, tudo bem?
      Que bom que você gostou!
      Agradecemos muito a participação, que será sempre bem vinda.
      Sugiro a assinatura de nossa newsletter que é enviada mensalmente com as matérias mais lidas.
      Para isso, só acessar o link http://eepurl.com/DcEWn
      Grande abraço.

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