3 passos para uma ótima intranet em SharePoint

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O SharePoint é ótimo, repetimos isso o tempo todo. Mas com sua enorme quantidade de funcionalidades para construir o sistema desejado, muitas vezes as pessoas não conseguem aproveitá-las por completo. Um ótimo exemplo é a intranet.

Uma intranet hoje em dia não pode mais seguir o mesmo padrão de alguns anos atrás. Com o crescimento das funcionalidades sociais, é imperativo que ela atenda alguns padrões de colaboração, produtividade e comunicação. O SharePoint é, sem dúvida, a plataforma que melhor atende essas necessidades do mercado. Mesmo assim, é possível ver intranets desertadas, ou pouco usadas na ferramenta. Com reverter isso?  É um caminho longo, mas aqui colocamos 3 dicas para começar:

 

1. Use, no mínimo, SharePoint 2010

O SharePoint 2013 já está disponível para todos. Se você for começar uma nova intranet, ou puder migrar a sua para a nova versão, esse é o passo mais recomendado. Tanto a interface quanto as funcionalidades melhoraram sensivelmente, sem contar a criação de novas ferramentas, integração de plug-ins e a facilidade na administração. Mas, caso você realmente não queira, faça sua intranet ou migre para o SharePoint 2010. Honestamente, não existe porque usar a versão 2007 da ferramenta. Caso essa seja a versão que sua empresa usa, procure migrar o mais cedo possível. Com a mudança de algumas realidades e novas funcionalidades das novas versões, mantê-la na versão 2007 pode significar perder o engajamento de seus colaboradores.

 

2. Invista mais nas funcionalidades do que no layout

É claro que uma intranet tem que ter um layout amigável e usabilidade otimizada. Mas nada disso adianta muito se ela não atende as expectativas do colaborador. Então, antes de gastar metade de seu orçamento em layout pense bem em quais funcionalidades são essenciais e desejáveis. A partir disso você pode diversificar melhor seu investimento, para que atenda melhor as duas demandas.

O segredo é não criar uma intranet “boom”, cuja primeira versão já é completa e cheia de recursos, que, no início não serão muito usadas pelos colaboradores, criar esse tipo de intranet geralmente é desperdício de investimento, já que, como as tecnologias evoluem muito rápido atualmente, é provável que no momento da implantação, as tecnologias utilizadas já tenham uma nova versão. Para evitar esse tipo de desperdício, crie uma lista de todas as funcionalidades que você imagina para uma intranet. Todas mesmo. A partir disso separe-as em 3 colunas: imprescindível, desejável e interessantes.  A primeira representa a primeira versão de sua intranet, as demais são as ondas de atualização de seu portal. Desse modo, você garante um investimento inicial mais assertivo, ao mesmo tempo em que já define um esboço de um roadmap.

O que nos leva ao ponto 3…

 

3. Nunca “finalize” sua intranet

Não, não quero dizer  para você largar sua intranet no meio. O importante é saber que a evolução tecnológica não para, e nem as possibilidades de utilização de seu portal. Se você já sabe disso, deve saber também que é imperativo atualizar as funcionalidades, bem como incluir novidades, para manter sua intranet sempre interessante. A intranet precisa se atualizar juntamente com a estratégia de negócio, para que andem lado a lado rumo aos objetivos da empresa.

Além das funcionalidades, existe outro ponto tão importante, ou mais, para a continuidade de uma intranet: O conteúdo. Certifique-se que as informações de sua intranet estão sempre atualizadas, os documentos estejam em ordem e classificados, que a equipe responsável alimente frequentemente sua intranet com notícias recentes, e os serviços estejam sempre funcionando.

 

Fonte: Conectt

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