Boas práticas para a implementação de projetos bem sucedidos

file of crane and building construction and sun set sky

Quando os gerentes de projeto planejam implementações, eles muitas vezes não antecipam adequadamente o fracasso, apesar dos riscos associados a qualquer projeto. Em vez disso, eles planejam para os melhores cenários, impulsionado pelo orçamento, resultados, expectativas do patrocinador e prazos. E, apesar de seus melhores esforços no gerenciamento de projetos, as taxas de fracasso permanecem elevadas.

A implementação de projetos pode fracassar por uma série de razões – desde expectativas irrealistas, metodologia ruim, requisitos ruins, recursos inadequados, más práticas de gestão de projetos, equipes inexperientes, orçamentos irrealistas, alta de comunicação e muito mais. Com uma longa lista de fatores que podem levar ao fracasso, as chances de sucesso na implementação do projeto parecem baixas. Essas chances podem ser melhoradas com a adoção destas cinco melhores práticas. Elas irão ajudar a estabelecer um entendimento claro das expectativas entre todas as partes – sejam elas de negócios, patrocinador, equipe do projeto, aos parceiros fornecedores e usuários finais.

1 – Problemas organizacionais e de negócios precisam ser identificados e analisados ​​com clareza e sem emoção. Este processo deve ser contínuo durante todo o processo de implementação. Não deve haver barreiras, seja entre a equipe de negócios e de desenvolvimento ou com fornecedores terceirizados. Todos os interesses dos stakeholders devem estar alinhados com o objetivo comum de sucesso do projeto.

2 – Não defina cronogramas excessivamente agressivos ou otimistas. Gerentes de Projeto, frequentemente definem datas de implementação excessivamente otimistas, apesar das limitações reais do projeto. Por exemplo, mesmo quando a fase de concepção do projeto se infiltra na fase de desenvolvimento e execução, o cronograma não acompanha esta realidade. O andamento do projeto deve ser monitorado ao longo da implementação. Discussões sobre datas importantes do projeto devem começar no início do ciclo de vida do projeto para evitar impactos a jusante.

3 – Se o monitoramento e controle contínuo não forem feitos, o que parece “sinal verde” pode vir a ser “sinal vermelho”. Monitoramento em tempo real e análise do progresso da implementação do projeto podem ajudar a identificar gatilhos de risco no início e indicar os pacotes de trabalho ameaçados. Os indicadores devem mostrar não apenas o desempenho da fase anterior, mas também devem indicar a prontidão para as tarefas do projeto e atividades futuras. Indicadores e métricas de um projeto não devem ser apenas marcadores do passado, mas também indicadores do futuro.

4 – Fundamental para manter o controle do projeto, um gerente de projeto precisa definir e gerenciar as expectativas do projeto. Datas de implementação muito otimistas, menos recursos do que necessário, e uma quantidade impossível de produtos a entregar devem receber um estrito “não”. Da mesma forma, não deve haver margem para qualquer “gold-plating” (adicionar itens que não estão no escopo). Os gerentes de projeto devem estabelecer expectativas realistas desde o início e manter as expectativas atuais claras nas mentes de todos os stakeholders ​​para que eles não percam de vista o produto final ao atravessar o ciclo de vida do projeto.

5 – As auditorias e avaliações realizadas por um auditor externo agregam valor à implementação do projeto e o protege contra o fracasso. Estas auditorias fornecem supervisão objetiva e as soluções necessárias para superar obstáculos inerentes. Ela também ajuda a aliviar as suas dúvidas e receios. Essas auditorias devem ser conduzidas por um especialista em implementação que gerenciou projetos semelhantes com sucesso e pode facilmente identificar os indicadores que podem apontar para os erros e ajudar a desenvolver possíveis soluções.

Empregar essas melhores práticas irá capacitar um Gerente de Projeto a ir além das barreiras regulares de gerenciamento de projetos e lhe fornece os processos que precisa para garantir o sucesso do projeto. Isso o ajuda a identificar e resolver as questões estratégicas, táticas e intangíveis, e gerenciar os recursos humanos antes que se tornem problemas insuperáveis. E o melhor de tudo, proporciona clareza e certeza de que o projeto está no caminho certo.

 

Fonte: Stakeholder News

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