Cinco motivos para utilizar o SharePoint como solução GED

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Hoje o Sharepoint se apresenta como uma ferramenta completa de gestão eletrônica de documentos (GED), oferecendo uma solução que permite integrar todos os processos no ciclo de vida da documentação de sua empresa.

1-      Criação de Documentos

•O Sharepoint permite que você controle o ciclo de vida dos documentos de texto desde sua criação.

•Com o Sharepoint, os documentos do Microsoft Office podem ser elaborados em um ambiente seguro e controlado, permitindo o gerenciamento de versões.

•Além disso, o Sharepoint é totalmente integrado com o Microsoft Office, formando um ambiente de trabalho altamente eficiente e centralizado, inibindo a formação de pastas de trabalho paralelas e redundantes, nos computadores dos membros do grupo de trabalho.

2-      Compartilhamento de Documentos

• No Sharepoint é possível compartilhar documentos entre integrantes de um grupo de trabalho de uma forma segura, através do estabelecimento de permissões específicas de edição e visualização.

• O Sharepoint disponibiliza marcações de utilização check-in/check-out, para que seus colegas de trabalho saibam o momento exato que o documento está sendo editado.

• Todas as operações realizadas no Sharepoint são identificadas no sistema através do login do usuário e horário da operação.

• Permite o permissionamento em áreas específicas para acesso de agentes externos à empresa. É possível compartilhar documentos com consultores, fornecedores, clientes e agentes reguladores em um ambiente seguro.

3-      Fluxos de trabalho

• As rotinas de criação, aprovação, publicação e arquivamento de documentos podem ser definidas no Sharepoint através de workflows, definindo processos e papéis para garantir as etapas necessárias para que a documentação da sua empresa possa ser rastreável em qualquer uma de suas etapas.

• O Sharepoint ainda possibilita integração com poderosas ferramentas de construção de workflow como o Nintex, abrindo possibilidades de integração de processos por meio de vários sistemas da empresa.

• Utilização de listas para criar registros de gerenciamento de documentos físicos.

4-      Indexação

• O Metadata Enterprise Management (módulo de administração de metadados do Sharepoint) possibilita a gestão de metadados de maneira integrada através de todas as bibliotecas de documentos, tornando a indexação consistente, baseada em listas de termos pré-determinados, gerenciados através de fluxos de aprovação.

• O Sharepoint suporta social tagging (folcsonomia), isto quer dizer que os usuários do sistema podem indexar os documentos com termos que acreditem representar o conteúdo. Os termos indicado pelos colaboradores podem ser “promovidos” a termos gerenciados e compor as listas de termos oficiais de indexação.

• Os Term Sets possibilitam ordenação hierárquica de termos relacionados, funcionando como um modo de sugestão de termos na saída do sistema de busca.

• Criação de cadastros de documento para o planejamento da documentação da empresa, definição de política de retenção de registros.

5-      Recuperação (Busca)

• O Sharepoint 2010 conta com o FAST, uma poderosa ferramenta de busca que traz para sua intranet as melhores soluções em busca utilizadas na web em provedores de conteúdo e e-commerces. O FAST possibilita um ganho de inteligência na busca do Sharepoint através de features essenciais a sistemas de busca no ambiente web:

• Categoriza os resultados (busca facetada) da busca de acordo com os metadados dos documentos, possibilita filtrar resultados por tipo de arquivo, períodos específicos, autoria, assunto, departamento ou qualquer outra informação que você considere importante.

• Normaliza os termos buscados através da lematização, o FAST possibilita a correção automática de erros ortográficos mais comuns na busca.

 

Fonte: Conectt

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