Tornando mais fácil o monitoramento do projeto

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A emoção do monitoramento não é, provavelmente, o que mantém a maioria de nós na área de gerenciamento de projetos. Infelizmente, para aqueles de nós que não gostam muito de monitoramento, isso não é realmente uma opção se quisermos ser capazes de responder a pergunta que a maioria dos stakeholders do projeto está fazendo, ou seja, “Como o projeto está indo?”. Precisamos também de uma linha de base, é claro, mas isso não é muito útil se você não tem algo para comparar com ela. Você estará realmente adivinhando se você tentar responder a essa pergunta na ausência de qualquer linha de base ou monitoramento.

Em minha experiência, as pessoas mostraram-se, frequentemente, muito boas em monitoramento no início de um projeto. Então, em algum momento, apenas manter-se em dia com as tarefas urgentes deixa pouco tempo para relatar o que já aconteceu. Como gerente de projeto, minha necessidade de informação não desaparece, no entanto.

Quatro coisas podem aumentar a probabilidade de que o acompanhamento será feito, e suficientemente bem feito para fazer uso da informação para relatórios e comunicações sólidos.

1. Torne-o visível

Uma das razões pelas quais as pessoas perdem o interesse é que elas não acham que tem alguma coisa para relatar. É muito fácil ignorar relatórios de projeto, se tudo que você tem a dizer é “Eu não tenho nada a relatar”. Não é que as pessoas realmente não tenham nada a relatar, mas os requisitos de informação são tais que os membros da equipe não têm realizado o suficiente para mostrar algo no relatório. Quebrar entregas e o trabalho relacionado em pedaços menores significa mais oportunidade de mostrar o trabalho que é feito. Aumento da visibilidade em progresso irá apelar tanto a aos fornecedorer quanto aos consumidores dos relatórios do projeto.

2. Torne-o mais fácil

Se você não tiver os formatos de relatórios, modelos ou processos pré-definidos para você, pergunte a seus membros da equipe a opinião de como eles gostariam de fornecer as informações necessárias. Talvez seja uma planilha em uma pasta compartilhada em algum lugar, talvez um registro impresso publicado em algum lugar, talvez seja um e-mail no final do dia (com uma linha de assunto especificado). Não há nada como obter a opinião dos demais para promover a apropriação e o cumprimento. Mesmo que haja restrições de relatórios com os quais você tenha que trabalhar na empresa, tire vantagem de qualquer flexibilidade para obter a opinião da equipe em como fazê-lo funcionar melhor para eles.

3. Torne-o significativo

Lembro-me do desânimo de um grupo da administração sênior, quando os membros da equipe em sua organização reclamaram do monitoramento que tinham que fazer, porque “ninguém fazia nada com a informação”.  Na verdade, a administração estava usando as informações que os membros equipe inseriam nos relatórios para vários tipos de processos de tomada de decisão. No entanto, esta era uma grande empresa com muita distância entre os membros da equipe de projeto e a alta administração sênior, e aqueles que faziam o trabalho de apresentação não tinham ideia de como estavam sendo usados ​​os números. Faça do monitoramento mais do que apenas um exercício de entrada de dados. Mostre às pessoas como as informações que eles estão relatando são usadas. Para onde ela vai? Quem ganha? Quais decisões são tomadas com base nas informações? Como isso pode afetá-los? O monitoramento se torna muito mais palatável se você entender o valor de seu esforço para fazê-lo.

4. Torne-o seguro

Uma vez que você tenha convencido os membros da equipe de que alguém realmente está usando as informações de monitoramento que eles fornecem, certifique-se de que não seja entendido como uma razão para tornar os números mais bonitos do que eles realmente são. Um relatório valioso significa compartilhar a notícia boa e a ruim. Se os números não parecem bons, os membros da equipe devem esperar uma resposta construtiva, do tipo “O que eu posso fazer para ajudar?”. Se relatar que as coisas não estão indo bem é como provocar uma tempestade na empresa ou uma busca louca por um bode expiatório, então podemos esperar que uma boa dose de esforço seja investido em tornar os números algo que vai manter os consumidores do relatório felizes.

Monitoramento pode não ser a atividade favorita de gerenciamento de projetos de ninguém, mas espero que essas poucas coisas possam inspirar mais interesse e participação nas boas práticas de monitoramento.

 

Fonte: Stakeholder News

A emoção do monitoramento não é, provavelmente, o que mantém a maioria de nós na área de gerenciamento de projetos. Infelizmente, para aqueles de nós que não gostam muito de monitoramento, isso não é realmente uma opção se quisermos ser capazes de responder a pergunta que a maioria dos stakeholders do projeto está fazendo, ou seja, “Como o projeto está indo?”. Precisamos também de uma linha de base, é claro, mas isso não é muito útil se você não tem algo para comparar com ela. Você estará realmente adivinhando se você tentar responder a essa pergunta na ausência de qualquer linha de base ou monitoramento.

Em minha experiência, as pessoas mostraram-se, frequentemente, muito boas em monitoramento no início de um projeto. Então, em algum momento, apenas manter-se em dia com as tarefas urgentes deixa pouco tempo para relatar o que já aconteceu. Como gerente de projeto, minha necessidade de informação não desaparece, no entanto.

Quatro coisas podem aumentar a probabilidade de que o acompanhamento será feito, e suficientemente bem feito para fazer uso da informação para relatórios e comunicações sólidos.

1. Torne-o visível

Uma das razões pelas quais as pessoas perdem o interesse é que elas não acham que tem alguma coisa para relatar. É muito fácil ignorar relatórios de projeto, se tudo que você tem a dizer é “Eu não tenho nada a relatar”. Não é que as pessoas realmente não tenham nada a relatar, mas os requisitos de informação são tais que os membros da equipe não têm realizado o suficiente para mostrar algo no relatório. Quebrar entregas e o trabalho relacionado em pedaços menores significa mais oportunidade de mostrar o trabalho que é feito. Aumento da visibilidade em progresso irá apelar tanto a aos fornecedorer quanto aos consumidores dos relatórios do projeto.

2. Torne-o mais fácil

Se você não tiver os formatos de relatórios, modelos ou processos pré-definidos para você, pergunte a seus membros da equipe a opinião de como eles gostariam de fornecer as informações necessárias. Talvez seja uma planilha em uma pasta compartilhada em algum lugar, talvez um registro impresso publicado em algum lugar, talvez seja um e-mail no final do dia (com uma linha de assunto especificado). Não há nada como obter a opinião dos demais para promover a apropriação e o cumprimento. Mesmo que haja restrições de relatórios com os quais você tenha que trabalhar na empresa, tire vantagem de qualquer flexibilidade para obter a opinião da equipe em como fazê-lo funcionar melhor para eles.

3. Torne-o significativo

Lembro-me do desânimo de um grupo da administração sênior, quando os membros da equipe em sua organização reclamaram do monitoramento que tinham que fazer, porque “ninguém fazia nada com a informação”.  Na verdade, a administração estava usando as informações que os membros equipe inseriam nos relatórios para vários tipos de processos de tomada de decisão. No entanto, esta era uma grande empresa com muita distância entre os membros da equipe de projeto e a alta administração sênior, e aqueles que faziam o trabalho de apresentação não tinham ideia de como estavam sendo usados ​​os números. Faça do monitoramento mais do que apenas um exercício de entrada de dados. Mostre às pessoas como as informações que eles estão relatando são usadas. Para onde ela vai? Quem ganha? Quais decisões são tomadas com base nas informações? Como isso pode afetá-los? O monitoramento se torna muito mais palatável se você entender o valor de seu esforço para fazê-lo.

4. Torne-o seguro

Uma vez que você tenha convencido os membros da equipe de que alguém realmente está usando as informações de monitoramento que eles fornecem, certifique-se de que não seja entendido como uma razão para tornar os números mais bonitos do que eles realmente são. Um relatório valioso significa compartilhar a notícia boa e a ruim. Se os números não parecem bons, os membros da equipe devem esperar uma resposta construtiva, do tipo “O que eu posso fazer para ajudar?”. Se relatar que as coisas não estão indo bem é como provocar uma tempestade na empresa ou uma busca louca por um bode expiatório, então podemos esperar que uma boa dose de esforço seja investido em tornar os números algo que vai manter os consumidores do relatório felizes.

Monitoramento pode não ser a atividade favorita de gerenciamento de projetos de ninguém, mas espero que essas poucas coisas possam inspirar mais interesse e participação nas boas práticas de monitoramento.

– See more at: http://stakeholdernews.com.br/artigo/monitoramento-do-projeto/#sthash.KPA4kYlc.dpuf

A emoção do monitoramento não é, provavelmente, o que mantém a maioria de nós na área de gerenciamento de projetos. Infelizmente, para aqueles de nós que não gostam muito de monitoramento, isso não é realmente uma opção se quisermos ser capazes de responder a pergunta que a maioria dos stakeholders do projeto está fazendo, ou seja, “Como o projeto está indo?”. Precisamos também de uma linha de base, é claro, mas isso não é muito útil se você não tem algo para comparar com ela. Você estará realmente adivinhando se você tentar responder a essa pergunta na ausência de qualquer linha de base ou monitoramento.

Em minha experiência, as pessoas mostraram-se, frequentemente, muito boas em monitoramento no início de um projeto. Então, em algum momento, apenas manter-se em dia com as tarefas urgentes deixa pouco tempo para relatar o que já aconteceu. Como gerente de projeto, minha necessidade de informação não desaparece, no entanto.

Quatro coisas podem aumentar a probabilidade de que o acompanhamento será feito, e suficientemente bem feito para fazer uso da informação para relatórios e comunicações sólidos.

1. Torne-o visível

Uma das razões pelas quais as pessoas perdem o interesse é que elas não acham que tem alguma coisa para relatar. É muito fácil ignorar relatórios de projeto, se tudo que você tem a dizer é “Eu não tenho nada a relatar”. Não é que as pessoas realmente não tenham nada a relatar, mas os requisitos de informação são tais que os membros da equipe não têm realizado o suficiente para mostrar algo no relatório. Quebrar entregas e o trabalho relacionado em pedaços menores significa mais oportunidade de mostrar o trabalho que é feito. Aumento da visibilidade em progresso irá apelar tanto a aos fornecedorer quanto aos consumidores dos relatórios do projeto.

2. Torne-o mais fácil

Se você não tiver os formatos de relatórios, modelos ou processos pré-definidos para você, pergunte a seus membros da equipe a opinião de como eles gostariam de fornecer as informações necessárias. Talvez seja uma planilha em uma pasta compartilhada em algum lugar, talvez um registro impresso publicado em algum lugar, talvez seja um e-mail no final do dia (com uma linha de assunto especificado). Não há nada como obter a opinião dos demais para promover a apropriação e o cumprimento. Mesmo que haja restrições de relatórios com os quais você tenha que trabalhar na empresa, tire vantagem de qualquer flexibilidade para obter a opinião da equipe em como fazê-lo funcionar melhor para eles.

3. Torne-o significativo

Lembro-me do desânimo de um grupo da administração sênior, quando os membros da equipe em sua organização reclamaram do monitoramento que tinham que fazer, porque “ninguém fazia nada com a informação”.  Na verdade, a administração estava usando as informações que os membros equipe inseriam nos relatórios para vários tipos de processos de tomada de decisão. No entanto, esta era uma grande empresa com muita distância entre os membros da equipe de projeto e a alta administração sênior, e aqueles que faziam o trabalho de apresentação não tinham ideia de como estavam sendo usados ​​os números. Faça do monitoramento mais do que apenas um exercício de entrada de dados. Mostre às pessoas como as informações que eles estão relatando são usadas. Para onde ela vai? Quem ganha? Quais decisões são tomadas com base nas informações? Como isso pode afetá-los? O monitoramento se torna muito mais palatável se você entender o valor de seu esforço para fazê-lo.

4. Torne-o seguro

Uma vez que você tenha convencido os membros da equipe de que alguém realmente está usando as informações de monitoramento que eles fornecem, certifique-se de que não seja entendido como uma razão para tornar os números mais bonitos do que eles realmente são. Um relatório valioso significa compartilhar a notícia boa e a ruim. Se os números não parecem bons, os membros da equipe devem esperar uma resposta construtiva, do tipo “O que eu posso fazer para ajudar?”. Se relatar que as coisas não estão indo bem é como provocar uma tempestade na empresa ou uma busca louca por um bode expiatório, então podemos esperar que uma boa dose de esforço seja investido em tornar os números algo que vai manter os consumidores do relatório felizes.

Monitoramento pode não ser a atividade favorita de gerenciamento de projetos de ninguém, mas espero que essas poucas coisas possam inspirar mais interesse e participação nas boas práticas de monitoramento.

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