Soluções em GED utilizando Sharepoint

ged

No mundo corporativo atual, quase tudo é em formato digital: documentos, e-mails e etc. Não se imprimem mais propostas comerciais, minutas de contratos e solicitações de orçamento.

Apesar das inúmeras vantagens , esse modelo tem trazido alguns novos desafios que precisam ser, cada vez mais, encarados de frente.
Quantos de nós já procuram um documento dentro da empresa e, por não tê-lo encontrado, acabamos por desenvolver um novo. Quantas perdas por “salvar em cima”, ou apagar sem querer. Quantos milhares de arquivos existem em nossas empresas e nem sabemos mais que estão ali.
Algumas estatísticas mostram que :​
  • 5% a 15% do tempo das pessoas é tomada refazendo conteúdos que a empresa já possuía.
  • Desse tempo, 50%, é tomado procurando por esses documentos.
  • 15% dos documentos simplesmente não são mais encontrados.
GESTÃO ELETRÔNICA
Ao avaliar estes aspectos fica claro que um conjunto de “pastas na rede” não são mais uma saída suficiente. É necessário uma gestão de todas essas informações que a empresa possui não só para que sejam armazenadas, mas para que possam ser encontradas e reutilizadas no futuro.
A gestão eletrônica de documentos é a solução mais adequada e que trás ainda inúmeras vantagens, como:
  • Governança:  Controle do acesso a documentos em formato digital.
  • Gestão: Controle de versões do mesmo documento e seu histórico.
  • Busca: Mecanismo para encontrar documentos.
  • Armazenamento: Controle do armazenamento dessa informação.
SOLUÇÕES DE GED UTILIZANDO SHAREPOINT
Você pode utilizar o SharePoint como ferramenta para a Gestão Eletrônica de Documentos. A plataforma possui um conjunto de funcionalidades bastante robusto trazendo ainda algumas vantagens:
  • Governança: Controle de acesso integrado aos usuários da rede Microsoft (Active Directory).
  • Gestão: Controle de versão configurável:
  • Busca: Ferramenta de busca (estilo Google) permitindo, conforme cenário, busca pelo conteúdo do documento.
  • Armazenamento: Controle do armazenamento pela própria plataforma SharePoint.
Além disso, você pode ainda:
  • Definir um modelo a ser usado para cada tipo de documento (proposta comercial, contrato e etc.).
  • Criar uma “etiqueta eletrônica”  (metadados) com informações para cada tipo de documento.
  • Associar “fluxos de trabalho” (workflows) para situações de colaboração ou aprovação.
  • Controlar o acesso a um documento em cada fase do seu ciclo de vida.
  • Mover os documentos dentro da organização conforme membros da equipe contribuem para a sua criação.  revisão, aprovação, publicação e disposição.
  • Definir políticas de auditoria e ainda mecanismos para eliminar ou reter documentos conforme sua importância para a empresa.

Fonte: A Tecnologia Nos Move

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