Vivendo no caos

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Todos os projetos de um determinado tamanho passam por momentos ruins. No entanto, alguns projetos são executados em metodologia de caos por todo seu ciclo de vida. Não importa se eles foram ou estão sendo executados seguindo práticas Ágeis, PMBOK ou PRINCE, eles estão sendo executados no caos. Alguns leitores ficarão chocados com isso (eles provavelmente vão assumir que não são projetos bem gerenciados e não estão seguindo a metodologia corretamente) e outros vão balançar a cabeça em concordância.

Como bons gerentes de projeto caem na armadilha de executar seus projetos em modo de sobrevivência ou caos? Há muitas razões, e na maioria dos casos, há combinações de razões. Algumas das principais razões são destacadas a seguir.

Prazos Apertados

Todos os que trabalham em projetos reclamam de prazos apertados, mas, em alguns casos, a pressão do tempo é extremamente elevada. Viver no mundo de imediatismo já se estendeu ao mundo dos negócios. Trabalhar de forma organizada e seguir metodologias leva tempo para incorporar na rotina do dia a dia. Se não houver tempo para isso, então o processo sofre. A fim de manter os planos do projeto, quadros e diversas ferramentas de administração de tempo são necessárias. Se este tempo não estiver disponível, então o processo pode não ser seguido e ele é deixado de lado. Tão logo o processo para, a rotina não existe mais e as pessoas passam a trabalhar a esmo ou em caos.

Um Plano Falso

Muitas pessoas são convidadas a elaborar um plano falso. Ele começa com a boa intenção de criar um plano realista, mas depois a alta gerência e outros stakeholders importantes não gostam dele. O plano é, então, espremido em prazos irreais. Em alguns casos, é levado ao conhecimento da alta administração de que o plano não é mais realista, mas este fato é ignorado. Isto se torna óbvio quando o projeto está em andamento e, em seguida, normalmente o escopo é reduzido ou o prazo estendido. No entanto, ao invés em vez de passar por este ritual estressante, faria sentido usar um plano realista em primeira instância.

Pressão dos Stakeholders

Os prazos apertados junto com a microgestão podem criar uma sensação de pressão dentro das equipes de projeto. O desejo de agradar e obter uma solução rápida cria um método não-estruturado de trabalhar. Os procedimentos estabelecidos não são mais respeitados. A equipe trabalha como galinhas sem cabeça para completar todo o trabalho exigido pelos stakeholders ​​mais importantes. A razão para este modo de trabalho desorganizado é querer agradar os stakeholders e terminar o produto o quanto antes, de modo que ele volte o seu escritório e deixe a equipe em paz.

Mexer na Posição do Gol

Quando um projeto é iniciado, os recursos são todos planejados e o plano parece adequado. Quando o projeto está em andamento os stakeholders começam a mudar recursos planejados ou escopo (geralmente querendo espremer novas funcionalidades). Quanto mais isso ocorre, mais se torna difícil para a equipe e o gerente de projeto manter qualquer controle. O projeto pode sair do controle, até o ponto onde ninguém sabe mais o que é correto e o que não é. A falta de monitoramento e trabalho ao acaso leva ao caos.

Grande Número de Problemas Perto do Final dos Projetos

Normalmente na fase final do projeto, um grande número de problemas surge, ou melhor, eles finalmente ficam visíveis e precisam ser resolvidos. Há um alvoroço de atividade para resolvê-los. Em alguns casos, esta é uma mistura de mexer nos objetivos do projeto (de repente, algo que não era importante antes, agora é), um plano pouco realista e pressão de cima.

Movendo-se para a Próxima Fase

Conforme uma fase se aproxima do fim, os stakeholders ​​começam a concentrar-se na próxima fase. No entanto, a etapa anterior não está terminada ainda e os recursos são retirados para olharem para as próximas etapas. Portanto, a equipe não está focada em terminar a fase atual. Isso causa atrasos não só na fase atual, mas também tem repercussão sobre a próxima fase. A alta administração deve permitir algum tempo de transferência entre as fases.

Todas as razões acima estão intimamente relacionadas, e na maioria das situações haverá uma combinação delas que conduzem a trabalhar no caos. A fim de parar de trabalhar nesse formato, é preciso mais do que a boa vontade do gerente de projeto, e a alta gerência deve se envolver e se responsabilizar. A alta administração inclui as pessoas que têm autoridade para tomar as decisões. Cabe a eles certificarem de que os prazos não são excessivamente apertados. Ter prazos ridículos, não só leva ao caos, mas também às más práticas e mais chances de erros e esgotamento de pessoal. Além disso, não cria uma boa ética ou cultura de trabalho.

Fonte: Stakeholder News

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