Um princípio fundamental para gerenciar a incerteza

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Existe um mito popular de projetos e, especialmente em projetos de software, que impede que resultados acionáveis ​​ocorram. É comum acreditar – erroneamente por sinal – que não podemos prever o futuro.

Não é o projeto que é inerentemente incerto no futuro. São os participantes do projeto que ainda tem que identificar plenamente o trabalho real que está lá desde o começo. Mesmo que o escopo do trabalho não tenha sido totalmente percebido lá trás, o progresso do projeto identifica as incertezas e quantifica as ações corretivas para lidar com essas incertezas.

Isto é importante o suficiente para repetir. Não é o projeto que é incerto. É a nossa habilidade de enxergar essas incertezas se nós não as estamos procurando. Esta é uma diferença fundamental entre as incertezas nas finanças, sociais, sistemas caóticos, políticas ou outras, e um projeto. Projetos podem parecer caóticos, mas os processos subjacentes estão realmente sob nosso controle… ou pelo menos estatisticamente sob nosso controle.

Para entender isso, precisamos compreender a noção de um sistema de controle. Sistema de controle é ou circuito aberto ou circuito fechado. Sistema de controle de circuito fechado obtém retorno do estado atual, ou algum estado projetado de um futuro próximo, e faz correções para os elementos de controle alcançarem o objetivo desejado e manter o curso. Por exemplo, seu controle de velocidade no carro funciona dessa maneira. Já o controle de circuito aberto não usa o retorno para determinar se a saída alcançou a meta desejada da entrada. Controladores de circuito aberto podem não participar de um processo de aprendizagem, uma vez que nenhuma informação é obtida a partir do sistema.

Um exemplo clássico de circuito aberto é fazer uma lista de quanto tempo levou para fazer um trabalho e, em seguida, tentar determinar informações. O que está faltando é o objetivo de desempenho desejado dos resultados observados para saber se estamos realizando este objetivo desejado.

Há várias razões para que não possamos ver o futuro:

Nós não podemos nos dar ao luxo de olhar para o futuro. Não temos tempo e dinheiro suficiente para fazer o trabalho necessário para revelar as possibilidades futuras. Isso geralmente significa que nós vamos descobrir isso quando chegarmos lá. Derrapagens de custos e atrasos não estão incorporadas ao plano, e talvez vamos ter que desconstruir o escopo do projeto enquanto corremos contra o tempo e dinheiro.

Não sabemos aonde procurar por incertezas. Nós não temos as habilidades certas, experiência ou capacidade para saber onde procurar. A solução mais simples é ir buscar alguém que saiba. Veja-os trabalhar e aprenda.

Nós realmente não queremos saber as incertezas do futuro. Você não poder lidar com a verdade é mais comum do que se imagina. Saber o custo e cronograma do projeto para um nível de confiança de apenas 80% pode causar o cancelamento do projeto ou mesmo fazer com que ele não inicie.

Nós simplesmente não queremos fazer o trabalho necessário para olhar o futuro para ver onde problemas, custos e atrasos possam ocorrer. Esta é uma abordagem daqueles que normalmente não são responsáveis pelo custo e cronograma do projeto. Eles não conseguiram ligar os pontos entre o seu trabalho e o dinheiro de outras pessoas. Isso geralmente é visão do mundo do pequeno para o grande.

Situações acontecem em projetos, essa é a natureza de todos os projetos. Gerenciar as situações que vão acontecer no futuro é um fator crítico para o sucesso. Não gerenciar essas situações significa que estas situações vão gerenciar você.

Fonte: Stakeholder News

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