O que um gerente de projeto faz na iniciação do projeto

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Há um novo projeto começando. Você já tinha ouvido falar nele, e agora você foi convidado a assumir o papel de gerente de projeto. Parabéns! Isso é ótimo… é bom estar envolvido logo no início, quando você pode começar a dar forma ao projeto. Estar envolvido cedo também significa que você terá a chance de entender completamente a justificativa para o trabalho e a decisão de ir em frente.

Mas a fase de Iniciação do Projeto pode ser um momento confuso. Quando você tem o dinheiro aprovado para um novo projeto, todo mundo quer opinar e começar. Pode parecer como se dezenas de pessoas estivessem lhe dizendo o que fazer, ou, inversamente, como se ninguém estivesse interessado e ninguém quisesse fazer parte dele!

Então o que faz um gerente de projeto durante a fase de Iniciação do Projeto? É uma boa ideia esclarecer os papéis e responsabilidades com o patrocinador do projeto, de modo que ambos saibam quais são suas responsabilidades e não tropecem uns nos outros nos primeiros dias do projeto.

Sim: Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto

O gerente de projetos deve se envolver em montar o Termo de Abertura do Projeto, com informações do patrocinador do projeto. Este documento contém informações de alto nível sobre o projeto, incluindo algumas etapas-chave e um calendário indicativo de projeto, informações iniciais sobre o orçamento, e uma declaração sobre o que o projeto vai alcançar. O termo de abertura é de propriedade do patrocinador, e é o “acordo” formal para que o patrocinador autorize o projeto e registre seu entendimento do que o projeto irá entregar.

Sim: Começar identificando os stakeholders

Outro papel do gerente de projeto é começar a identificar os participantes do projeto. Com base no termo de abertura, você deve ter alguma ideia das áreas que este projeto vai afetar. Estes são os seus stakeholders. Seu patrocinador do projeto também será capaz de oferecer alguma contribuição para este exercício, pois é provável que ele tenha uma compreensão mais ampla das implicações do projeto do que você neste momento.

Sim: Aconselhar os membros da equipe do projeto

É raro que um gerente de projeto possa escolher sua própria equipe, mas você pode aconselhar o patrocinador do projeto sobre o tipo de habilidades que você vai precisar na equipe. Se você tem alguma preferência com relação aos membros da equipe e qualquer influência para levá-los a bordo, este é o momento de falar! Peça a outros gerentes de projeto ou chefes de departamento por seus conselhos sobre quem seria um trunfo para o projeto.

Entretanto, esteja ciente que você pode simplesmente acabar com membros da equipe que serão alocados para você e para o projeto com base em suas habilidades e disponibilidade (às vezes só a sua disponibilidade, infelizmente). Então, esteja preparado para trabalhar com o que você tem.

Não: Autorizar o Projeto

Não é sua função, como gerente de projeto, autorizar o projeto ou a tomar qualquer decisão final sobre o assunto neste momento. Isso é trabalho do patrocinador do projeto. Tenha cuidado quando começar a trabalhar em tarefas de projeto ou se comprometer com quaisquer benefícios, despesas ou prazos antes de ter recebido a autorização oficial para começar.

Não: Ser o dono do plano de negócios

O patrocinador do projeto é o dono do plano de negócios. O plano de negócios normalmente inclui uma avaliação financeira completa dos custos e benefícios de realizar o projeto, geralmente com métricas como retorno sobre o investimento (ROI) e valor presente líquido (VPL) para ajudar a diretoria a decidir se vale a pena realizar o projeto.

Você provavelmente irá ser solicitado a fornecer alguns dados para o plano de negócios se ele ainda não estiver terminado. Isto será, provavelmente, baseado em seu entendimento do negócio e outros projetos semelhantes. No entanto, você pode descobrir que o plano de negócios já foi finalizado e aprovado no momento em que você se juntar ao projeto.

Talvez: Rever o cenário político

Dependendo de sua experiência e tempo de serviço com a empresa, o estágio de Iniciação do Projeto é um bom momento para você avaliar o cenário político em que o projeto irá operar. Se você for terceirizado ou novo para a empresa, pode não ter muita informação sobre quem é influente, que departamentos precisam ser mantidos informados ou quais protocolos são fundamentais para tornar o projeto um sucesso. Se fizer mais tempo que você está na empresa, você pode ser capaz de resolver tudo isso, e se você estiver na empresa por um tempo bem maior, você já deve ter feito isso sem perceber!

O patrocinador pode ajudar com tudo isso e deve estar disponível para lhe fornecer algumas informações e orientações sobre as pessoas, equipes e políticas envolvidas no sentido de ter este projeto realizado com sucesso. Trabalhe com o seu patrocinador para estabelecer o ambiente em que você estará trabalhando.

Talvez: Identificar benefícios para o negócio

Seu patrocinador do projeto é responsável por identificar os benefícios que o projeto trará ao negócio. Mesmo assim, eles podem lhe pedir conselhos, tanto em relação aos tipos de benefícios que o projeto irá entregar, quanto sobre como acompanhar e avaliá-los.

Se você não tem nenhuma experiência em gestão de benefícios, não se preocupe, o seu patrocinador ainda deve ser capaz de montar um bom caso e identificar os benefícios sem você. Se você trabalhou em projetos similares antes, você poderia muito bem ter algumas indicações úteis sobre a melhor maneira de registrar este tipo de benefício. Seu patrocinador pode pedir suas informações, mas se não o fizer e você tiver algo útil para compartilhar, não tenha medo de oferecer seus conselhos e opiniões!

A Iniciação do Projeto é um momento agitado da vida de um gerente de projeto, com muita coisa acontecendo para você e seu patrocinador. Ser claro sobre as suas responsabilidades durante esse estágio do projeto é uma boa maneira de garantir que você tenha um grande começo de projeto.

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