RH em Projetos: Velocidade, controle, e pontos de vista diferentes

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Imagine a seguinte situação: Você é da área de engenharia, financeira ou TI, e está no meio de um projeto enorme, com prazos apertados e todo mundo extremamente dedicado a acelerar as coisas para terminar tudo nas datas esperadas. De repente, você percebe que para terminar alguma atividade no prazo será preciso contratar mais uma pessoa para o departamento com urgência. Rapidamente você comunica o gerente do projeto, obtém a aprovação e vai ao departamento de RH para solicitar a nova contratação o quanto antes.

Você está preocupado, tenso, com pressa, e quando entra na sala mal conseguindo articular as palavras a moça do RH te olha com aquela cara de funcionário de repartição e diz: Preenche isso tudo aqui por favor. Depois vamos precisar de 3 assinaturas, e como você sabe temos um prazo tal para contratar esta pessoa, existem também os exames e nosso prazo é de 15 dias, além disso….

Porque isto acontece?

Porque, em geral, profissionais do mundo de projetos vivem em um planeta, e profissionais de RH vivem em outro, completamente diferente.

Pelo menos no Brasil, a grande maioria dos departamentos de RH está tomada por psicólogos. E psicólogos geralmente estão longe de serem pessoas pragmáticas.  Existem sim aqueles orientados para resultados, mas grande parte deles passou a faculdade se preocupando com assuntos como as “características da castração durante a fase anal” ou “O self dentro da realidade organizacional: um espaço de construção do ser”.

Além disso, os próprios departamentos de RH são organizados para manter um certo nível de burocratização que quase sempre vai contra a extrema necessidade de velocidade e timing de muitos projetos. Constantemente o projeto funciona em um ritmo, e o RH em outro.

Tudo bem que muitas vezes um gestor de outra área chega ao RH sem mais nem menos solicitando algum treinamento, intervenção ou contratação do dia pra noite, mas… bem vindos à realidade de projetos. Por mais que se planeje, contingências acontecem.

Eu sinceramente advogo que profissionais de RH atuando em ambiente de projetos sejam preparados para entender que o controle, embora necessário, deve existir em função do projeto, e não o contrário. É o RH quem deve acelerar e encontrar meios de acompanhar a velocidade e a imprevisibilidade das coisas, e não o projeto que deve ter sua velocidade freada pelos processos de controle.

Constantemente vemos projetos de cronograma apertado tendo suporte de um RH corporativo com políticas e procedimentos extremamente densos e burocráticos. É como você amarrar um gato a um elefante, e pedir que o gato corra.

Quase sempre o problema é que o projeto tem pressa e o RH tem muita burocracia. Nem sempre é burocracia burra, são controles necessários; mas de que adianta ter documentos lindos e bem preenchidos se não terminar o projeto no prazo?

Há que se encontrar um meio de equilibrar controle com agilidade. Eu ainda não tenho uma fórmula ideal para isso, mas posso contribuir com orientações que considero relevantes, tanto para profissionais de RH que atuam em projetos quanto para profissionais de projetos que lidam com RH.

Para profissionais de RH:

  • Enxugue os processos o máximo possível, 40 dias para fazer uma nova contratação ou 5 assinaturas em um formulário de admissão não são coisas aceitáveis em um projeto de cronograma apertado;
  • Converse com os gerentes eventualmente, ouça-os, pergunte, tente projetar as necessidades deles e deixe as coisas engatilhadas. Nem sempre eles serão gentis, mas não leve isso para o lado pessoal;
  • Esteja pronto para fazer alguma contratação ou treinamento de emergência quando for necessário, crie um procedimento para isso;
  • Procure estudar sobre gerenciamento de projetos, não precisa fazer um MBA, mas ao menos entenda como é a dinâmica de um projeto para entender a pressa das pessoas e não ficar boiando quando alguém disser que “os stakeholders poderão ficar descontentes com a alteração não planejada de escopo”
  • Sim, as pessoas, a alegria de trabalhar e o self de cada um são coisas muito importantes, mas se o projeto não der lucro vai ter muito self desempregado por aí;
  • Sempre que for conversar, seja o mais direto e objetivo possível, tente dizer mais com menos palavras. Gente de RH costuma falar muita coisa para dizer pouco. Eu mesmo tenho que me preocupar com isso.

Para profissionais de projeto de lidam com RH:

  • Assim que imaginar a possibilidade de precisar do RH para alguma coisa, comunique imediatamente. Parta do princípio de que eles são lentos e burocráticos;
  • Sem perder a objetividade e o pragmatismo, seja amistoso. Gente de humanas tem dificuldade com palavras secas, muitas vezes são sensíveis e precisam de sorrisos;
  • Procure se inteirar dos processos de RH, (eles afetam diretamente sua vida) e na medida do possível dê sugestões para uma melhor sinergia com as necessidades do projeto;
  • Não fique comprando briga com assistentes morosos, se o RH estiver realmente criando problemas, vá até o gerente do projeto e juntos entrem em contato com o gerente ou diretor de RH para informar o que está acontecendo;
  • Não adianta rodar a baiana e passar por cima dos procedimentos. Às vezes o RH tem motivos legítimos para segurar as coisas. Não adianta querer colocar as pessoas para trabalhar além do que a legislação permite e achar que vai ficar tudo bem. Trabalhe em parceria.
  • Procure respeitar os profissionais de RH. Por terem uma linguagem menos pragmática, alguns passam a imagem de serem meio perdidos, mas não os subestime, eles podem ser grandes aliados no andamento das coisas;

Enfim, existe uma infinidade de assuntos que podem ser desenvolvidos se considerarmos o abismo que geralmente existe entre profissionais de projetos e profissionais de RH. Mas observar os pontos acima já é um bom começo.

Agora me conte: Você é de RH e sofre pressão exagerada de outros departamentos? E você que é profissional de projetos, o que acha do pessoal de RH?

 

Fonte: Stakeholder News

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