A famosa bola do SharePoint

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Ao longo dos anos temos escutado muitas coisas sobre SharePoint como: colaboração, social computing, gerenciamento de conteúdo, ou melhor, gerenciamento de conhecimento, busca, gerenciamento de documentos etc. Termos comumente ouvidos quando falamos de SharePoint. Porém o que vem a ser a tecnologia SharePoint? O que ela pode trazer de benefícios para o trabalho?

Pense na sua empresa ou na empresa que você trabalha. Como as pessoas ficam sabendo do que está acontecendo, como as pessoas se comunicam? Como as pessoas armazenam dados, documentos e informações? Como as pessoas buscam essas informações? Existe algum tipo de controle das atividades que os colaboradores fazem? Existe algum tipo de controle de acesso à determinadas informações que circulam dentro da empresa em meio digital?

Agora pense em uma forma de resolver cada uma das questões acima. Poderíamos resolver a comunicação com um simples mural na parede de um corredor, poderíamos resolver o armazenamento de dados com uma pasta compartilhada na rede através do mapeamento da mesma em cada estação de trabalho, a busca poderia ser resolvida por alguma ferramenta de busca nesta pasta compartilhada, o controle das atividades pode ser feito por meio do Outlook e as permissões podem ser definidas por meio do Active Directory.

Excelente! Conseguimos encontrar uma solução para todos os casos, porém será mesmo que elas são eficientes? Ou melhor, será que são eficazes?

Outra solução para todos estes casos podemos encontrar dentro de uma única ferramenta. O SharePoint busca dentro de um ambiente de portal corporativo oferecer soluções para as questões acima e diversos outros.

Podemos ver na figura seis pontos que resumem as funcionalidades dentro do SharePoint:

  • Sites – oferece a capacidade de criação e gerenciamento de sites, permitindo a colaboração, comunicação…
  • Comunidades – a parte de “redes sociais” da ferramenta. Cada usuário possui seu site, marca aqueles conteúdos que te interessa mais (social tagging), tudo isso facilita nas buscas, tanto por pessoas como por conteúdo, que vai ser direcionado por meio destas tags. Outra funcionalidade são as avaliações, ou ratings, onde o usuário atribui uma nota ou estrelas a determinado conteúdo. Tudo isso gerado pelos próprios usuários.
  • Conteúdo – podemos dizer que é um dos fundamentos de todo o SharePoint. São as bibliotecas de documentos, as listas, personalizadas ou não e todas as funcionalidades inerentes a estes recursos como: aprovação, controle de versão, tipos de conteúdo e gerenciamento de conteúdo.
  • Busca – recurso aprimorado na versão 2010 por meio da compra da empresa FAST Search por parte da Microsoft. Podemos fazer busca por qualquer tipo de conteúdo tanto dentro do SharePoint como fora como por exemplo dentro de um File Server. A busca pode ser feita por padrão dentro de documentos do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint…) e dentro de outros tipos de arquivos também por meio de uso de IFilters específicos.
  • Insights – acesso a informações por meio de base de dados, relatórios, BI e indicadores, oferecendo os dados relevantes que as pessoas necessitam para tomada de decisões.
  • Composições – criação de aplicações sem uma linha de código de forma rápida. Por meio dos mashups concentre informações sobre indicadores, bibliotecas, listas etc. em um único ambiente integrando todas as funcionalidades

Se tiver que implantar uma ferramenta de intranet, colaboração, gerenciamento de conteúdo em sua empresa a dica é: não reinvente a roda desenvolvendo tudo do zero. Utilize o SharePoint, existe até uma versão gratuita com boa quantidade de funcionalidades que já conseguem entregar uma boa dose de facilidades.

 

Fonte: adaptado de DevBrasil

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