Quando o projeto é suspenso.

projeto-suspenso-reinicio-sucessoEis o cenário que eu quero apresentar para todos vocês. Você está avançando em um projeto que está indo bem, ou pelo menos é o que parece da sua perspectiva e perspectiva da sua equipe. E, até onde você sabe, até este ponto do projeto, o cliente tem ficado muito satisfeito e não tem problemas com você, como gerente de projeto, com qualquer um em sua equipe de projeto, ou com o progresso e status do projeto até este ponto.

Agora pensem nisso: seu patrocinador do projeto ou cliente liga para você de repente e diz que algo surgiu e ele precisa colocar o projeto em suspensão por dois meses. Como você reage? Que ações você toma? Que perguntas você faria? E a sua equipe? Você está com os recursos do projeto alocados, mas você não pode mantê-los para sempre. E se você deixá-los ir embora, como é que você vai pegá-los de volta em dois meses, quando o cliente do projeto estiver pronto para reiniciar os trabalhos?

Do ponto de vista do seu cliente é, provavelmente, apenas uma pausa temporária no projeto. No entanto, a partir de sua perspectiva, é muito mais. Você tem tantas coisas a considerar e quase todas vão afetar sua capacidade de fornecer uma solução viável no final, a sua capacidade para permanecer no calendário depois que o projeto for reiniciado, e sua capacidade de permanecer razoavelmente dentro do orçamento dado o fato de que você pode ser forçado a convocar e educar novos membros da equipe do projeto quando o este reiniciar. Esta não é uma boa situação.

A questão é que você não vai deixar algo assim destruir suas possibilidades de sucesso. A organização que tem capacidade de entrega simplesmente não faz isso. Você pode atingir qualquer objetivo, ou pelo menos essa é a atitude que você precisa ter ao responder ao cliente. Diga a eles que você vai fazer a situação funcionar e, em seguida, se virar nos bastidores, certo?

Aqui está o que eu proponho como uma abordagem em três fases para notícias como estas para seu cliente do projeto…

Descubra o que mudou

Seu cliente do projeto pode dizer que eles vão apenas colocar o projeto em suspensão por dois meses isto pode ser de fato o caso. Mas todos nós temos ouvido muitas declarações otimistas de financiamento de clientes e potenciais clientes que nunca deram em nada, ou não? Eu já ouvi duas em apenas três semanas. Então não há problemas em ser cético (é até saudável, na verdade). O que você e sua equipe precisam descobrir é o que mudou. O que, no lado do cliente, mudou que está instigando essa pausa no projeto? Compreender isto vai ajudar você e sua equipe planejar melhor como o projeto vai reiniciar e se os requisitos também podem estar mudando. Também ajudará na próxima etapa, que discuto a seguir – descobrir qual é, a partir das experiências passadas, uma janela razoável de tempo para o reinício do projeto. Será realmente apenas dois meses?

Determine a janela razoável de tempo para o reinício do projeto

A melhor coisa que você pode fazer é ouvir. E, claro, fazer algumas perguntas. Ao ouvir e fazer perguntas, juntamente com sua experiência passada com este e outros clientes, muitas vezes você pode obter uma boa sensação de se esta pausa vai realmente ser de dois meses ou, possivelmente, seis meses ou mais. Discuta isso profunda e longamente com o cliente do projeto. Ajude-o a entender que é muito importante para o sucesso do projeto e para a manutenção da maioria ou todos os recursos atuais do projeto entender qual pode ser a “real” janela de reinício do projeto.

Planeje o uso dos seus recursos

Finalmente, e talvez mais importante, você precisa planejar o uso de seus recursos. Quer a janela de reinício seja de duas semanas ou de dois meses, ou talvez até mais, você precisa descobrir o que você vai fazer com a sua equipe do projeto atual. O ideal é mantê-los, é claro. Mas ninguém na liderança em sua empresa vai deixar você manter recursos ociosos por dois meses. E uma vez que eles estão atribuídos a outros projetos, mesmo que temporariamente, pode ser difícil obtê-los de volta quando o projeto for reiniciado. É um grande risco para o sucesso de seu projeto, portanto você vai querer manter o seu cliente ciente disto e certificar-se de que você permaneça informado de qualquer notícia deles a respeito de como, quando e onde o projeto irá reiniciar… porque pode não ser algo que você consiga realizar imediatamente.

Autor: Brad Egeland

Fonte: Stakeholder News

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