Saindo da armadilha do retrabalho

saindo-da-armadilha-do-retrabalhoEm algum momento em um projeto, o gerente de projeto pode encontrar a equipe presa em uma armadilha de retrabalho. Isso pode ocorrer durante a definição de requisitos ou pode ocorrer quando o projeto está sendo executado. Ao invés de avançar, a equipe do projeto fica presa trabalhando em algo e, em seguida, precisa refazê-lo repetidamente. Existem muitas causas, tais como requisitos mal definidos, aumento de escopo ou clientes que realmente não sabem o que querem ou precisam. O gerente de projeto deve aproximar-se dessa armadilha cuidadosamente a fim de liberar a equipe e seguir em frente.

Passo 1: Reconhecimento

Antes que qualquer coisa seja feita sobre a armadilha de retrabalho, o gerente de projeto deve ser capaz de reconhecer que a equipe está presa. Qualquer projeto terá certa quantidade de retrabalho nele, mas quando as datas da linha-base estão sendo constantemente alteradas ou o trabalho está sendo atrasado para além de qualquer nível de tolerância, o gerente de projeto deve determinar se a equipe está presa em uma armadilha de refazer o projeto até a morte.

Passo 2: Avaliação

O próximo passo para sair da armadilha é avaliar o que aconteceu. Determinar a causa do retrabalho é a chave para ser capaz de seguir em frente. A equipe do projeto irá fornecer uma visão para o que está acontecendo, mas às vezes pode ser mais útil obter uma perspectiva de fora do projeto. A equipe do projeto pode estar muito próxima do que está acontecendo para poder dar uma opinião objetiva. Afinal de contas, quase ninguém vai realizar voluntariamente retrabalho apenas porque acha que é divertido, pois eles provavelmente acreditam realmente que o retrabalho é válido e necessário para o projeto. Cabe ao gerente do projeto fazer com que eles entendam que eles estão presos em uma armadilha e algo precisa mudar para que o projeto avance.

Passo 3: Solução

Agora é a hora do gerente de projeto fornecer uma solução para a armadilha de retrabalho. Talvez toda a programação deva ser avaliada e uma nova linha-base criada, ou talvez os requisitos precisem ser atenuados ao invés de serem constantemente expandidos. Qualquer solução que o gerente do projeto venha a implementar deve forçar o projeto a começar a se mover para frente, sem ficar preso na armadilha de retrabalho. Esta solução precisa ser comunicada à equipe e ajudar a garantir que ninguém fique novamente preso na armadilha durante o resto do projeto.

Passo 4: Aprenda com isso

Aprender com o que aconteceu durante o projeto é uma habilidade fundamental para qualquer gerente de projeto em qualquer projeto. Entender o que aconteceu, por que aconteceu, e o que poderia ter sido feito para evitar isso, vai beneficiar o gerente de projeto e a equipe do projeto não só durante o restante do projeto atual, mas também em projetos futuros.

Autor: Kenneth Darter, PMP

Fonte: Stakeholder News

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