O seu PMO é o que realmente deveria ser?

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Em um cenário mundial onde PMO’s estão sendo continuamente desafiados a agregar valor às suas organizações, como garantir que seu PMO esteja realmente alinhado com as necessidades dos seus clientes?

Para gerar valor consistente para uma organização um PMO deve estabelecer seus serviços com base nas necessidades combinadas de seus clientes. E por fim, deve reavaliar continuamente o mix  de serviços estabelecido, já que as necessidades e expectativas de seus clientes podem e vão mudar.

É fato que “sobreviver” é hoje um dos grandes desafios de muitos PMO’s, que vêm sendo sistematicamente questionados quanto ao seu valor e sua contribuição para a organização.

Entender que o PMO é um prestador de serviços e que atender aos seus clientes é a prioridade absoluta trata-se do primeiro passo para um PMO bem sucedido. O segundo passo é compreender que o processo de mudança do PMO é permanente e que deixar de enfrentá-lo é o caminho para o fracasso.

Isso porque, as organizações e os clientes do PMO também estão em permanente mudança, em função de cenários de negócio, decisões estratégicas ou simplesmente pelo próprio amadurecimento de cada um de seus clientes, o que influenciará diretamente suas necessidades ao longo do tempo, as quais possivelmente se tornarão cada vez mais sofisticadas.

Em outras palavras, o sucesso de um PMO passa não apenas pela sua capacidade de compreender quem são seus clientes, suas necessidades e como atendê-las, criando benefícios claros e valor percebido. Na verdade, envolve também a sua permanente capacidade de se readaptar e se reconfigurar, entendendo e atendendo a novas necessidades decorrentes do amadurecimento de seus clientes e da organização.

Em geral, os clientes do PMO expõem suas necessidades em termos de benefícios esperados e não em termos de quais serviços deveriam ser prestados pelo PMO. Dessa forma foram identificados 30 potenciais benefícios esperados decorrentes da atuação de um PMO:

1 – Maior disponibilidade de recursos com competências em Gerenciamento de Projetos

2 – Transferência efetiva do conhecimento em Gerenciamento de Projetos

3 – Melhor comunicação entre a equipe do projeto

4 – Maior confiabilidade nas informações apresentadas

5 – Maior disponibilidade de informação de qualidade para a tomada de decisão

6 – Melhor controle sobre prazo e custos dos projetos

7 – Maior comprometimento do nível executivo com os projetos

8 – Maior clareza na definição de responsabilidades e papéis

9 – Melhor alocação de recursos entre projetos da organização

10 – Menor exposição a riscos

11 – Aumento de produtividade em projetos

12 – Maior satisfação dos clientes dos projetos

13 – Maior visibilidade da relação entre projetos e estratégia

14 – Maior compromisso da organização com resultados

15 – Maior visibilidade da demanda por recursos

16 – Maior disponibilidade de informação sobre lições aprendidas em experiências anteriores

17 – Melhor comunicação entre áreas da organização

18 – Melhor comunicação com o nível executivo

19 – Estimativas de prazo e custo mais confiáveis

20 – Melhor controle sobre as equipes de projetos

21 – Melhor controle sobre terceiros e subcontratados

22 – Maior motivação e compromisso individual

23 – Maior agilidade na tomada de decisão em projetos

24 – Redução do prazo / ciclo de vida dos projetos

25 – Maior integração entre as áreas da organização

26 – Melhor qualidade nos resultados dos projetos

27 – Melhor definição de prioridades

28 – Maior visibilidade do andamento do projeto

29 – Maior visibilidade da relação entre projetos

30 – Maior previsibilidade para a tomada de decisão

Fonte: Adaptado da revista Mundo Project Management

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